¿Qué es la nómina?
La nómina es el total de todas las compensaciones que una empresa debe pagar a sus empleados por un período de tiempo establecido o en una fecha determinada. Generalmente es administrado por el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa; las nóminas de pequeñas empresas pueden ser manejadas directamente por el propietario o un asociado. Cada vez más, la nómina se subcontrata a empresas especializadas que manejan el procesamiento de cheques de pago, los beneficios y seguros de los empleados y tareas de contabilidad como la retención de impuestos.
La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y al monto de la compensación debida a cada uno de ellos. Es un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible, lo que significa que el gasto puede deducirse de los ingresos brutos disminuyendo los ingresos imponibles de la empresa. La nómina puede diferir de un período de pago a otro debido a horas extras, pago por enfermedad y otras variables.
Entendiendo la nómina
La nómina es el proceso de pagar a los empleados de una empresa, que puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de la paga de los empleados y la distribución de los pagos mediante depósito directo directamente a su cuenta o mediante cheque. Sin embargo, las compañías también deben realizar funciones de contabilidad para registrar la nómina, los impuestos retenidos, las bonificaciones, el pago de horas extra, el tiempo de enfermedad y el pago de vacaciones. Las empresas también deben reservar y registrar cualquier cantidad de dinero que se pagará al gobierno por Medicare, la Seguridad Social y los impuestos de desempleo.
Para llevar clave
- La nómina es el total de todas las compensaciones que una empresa debe pagar a sus empleados por un período de tiempo determinado o en una fecha determinada. El proceso de nómina puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas para los empleados, calcular el pago y distribuir los pagos mediante depósito directo o cheque., las empresas también deben llevar a cabo la contabilidad y el mantenimiento de registros, así como reservar fondos para Medicare, la Seguridad Social y los impuestos de desempleo.
Muchas empresas medianas y grandes contratan servicios de nómina externos para agilizar el proceso. Los empleadores realizan un seguimiento de la cantidad de horas que trabajó cada empleado y transmiten esta información al servicio de nómina. El día de pago, el servicio de nómina calcula la cantidad bruta que se le debe al empleado en función de la cantidad de horas o semanas trabajadas durante el período de pago y la tasa de pago. El servicio deduce impuestos y otras retenciones de las ganancias y luego paga a los empleados.
Ventajas y desventajas del uso de servicios profesionales de nómina
Los servicios profesionales de nómina ofrecen muchos beneficios y algunas desventajas. Uno de los principales beneficios de los servicios de nómina es su capacidad de producir una variedad de informes que simplifican los procedimientos contables y ayudan a las empresas a garantizar que cumplen con los requisitos legales y de presentación de impuestos. El servicio de nómina también puede mantener un registro de la cantidad de vacaciones o tiempo personal que los empleados han usado.
En el lado negativo, cuando las empresas subcontratan su sistema de nómina, deben confiar en personas ajenas a la empresa para una contabilidad precisa. En caso de error, el personal en el sitio de la compañía debe tratar con empleados molestos. Las compañías también pueden enfrentar multas impositivas por el error del servicio de nómina. Además, los servicios de nómina son más caros que administrar la nómina internamente. Los servicios pueden cobrar una tarifa mensual fija u ofrecer diferentes estructuras de pago para diferentes niveles de servicio. Debido a su costo, los servicios de nómina pueden no ser la mejor opción para pequeñas empresas con presupuestos operativos ajustados.
Programas de software de nómina
En lugar de utilizar servicios especializados de nómina, algunas empresas optan por confiar en programas de software de nómina. Una vez que la compañía compra el software, no hay tarifas mensuales adicionales. Los programas de software generalmente incluyen formularios de impuestos imprimibles y tablas de retención. Además de los ahorros financieros, los sistemas internos de nómina ayudan a las empresas a mantener privada la información financiera confidencial. Sin embargo, los programas de software pueden llevar mucho tiempo, lo que puede suponer un problema para las empresas con poco personal.
