Una Descripción resumida del plan (SPD) es un documento que los empleadores deben entregar gratuitamente a los empleados que participan en los planes de jubilación o planes de beneficios de salud cubiertos por la Ley de seguridad de los ingresos de jubilación de los empleados. El SPD es una guía detallada de los beneficios que proporciona el programa y cómo funciona el plan. Debe describir cuándo los empleados se vuelven elegibles para participar en el plan, cómo se calculan y pagan los beneficios, cómo reclamar los beneficios y cuándo se otorgan los beneficios.
El SPD debe estar en un lenguaje sencillo que los empleados puedan entender. Debe incluir el nombre del plan y su número asignado por el Servicio de Impuestos Internos, el nombre y la dirección del empleador, el nombre del administrador del plan y la información de contacto, una declaración de los derechos de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico, divulgaciones de ERISA y orientación sobre cómo los empleados pueden presentar una queja o una apelación
Para llevar clave
- Los empleados deben recibir una Descripción resumida del plan (SPD) de sus empleadores. El plan describe los beneficios del programa y cómo funciona el plan. El plan debe responder preguntas específicas como el nombre del plan, el número asignado por el IRS del plan, el nombre y la dirección del empleador, y una declaración de derechos de salud y responsabilidad.
Comprensión de la descripción resumida del plan
Cuando es contratado por primera vez, debe recibir un SPD que cubra los beneficios de atención médica y jubilación de su nuevo empleador dentro de los 90 días. La compañía puede distribuirle el documento electrónicamente si usa regularmente una computadora en el trabajo o como una copia impresa. Si solo recibe una copia electrónica, puede solicitar una copia por escrito.
Una descripción resumida del plan debe responder a sus preguntas
Un plan debe incluir las respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Existe un requisito de edad mínima para participar en el plan? ¿Hay un requisito mínimo de servicio para participar en el plan? Si es así, ¿qué es y cómo se calcula? ¿Cuándo comienza y termina el año del plan? ¿Funciona del 1 de enero al 31 de diciembre o tiene diferentes fechas de inicio y finalización? Esta información es importante para los planes de salud porque los titulares de cuentas necesitan saber cuándo se restablece su deducible anual. ¿Realizo contribuciones al plan o todas las contribuciones provienen de mi empleador? Por ejemplo, ¿puedo transferir mi 401 (k) de mi antiguo empleador a este plan? Para los planes de jubilación, ¿cómo se invierten las contribuciones del empleador y del empleado? ¿Existen inversiones predeterminadas a las que se destinará el dinero si no selecciono opciones de inversión específicas? Si es así, ¿Que son? ¿Cómo cambio mi selección de inversión? ¿Cuándo me dedico al plan de jubilación? ¿Tengo un 100% de derecho inmediato o tengo que trabajar para la empresa durante un cierto número de años para obtener un derecho parcial o total? ¿Se me permite pedir prestado de mi cuenta de jubilación? Si es así, ¿cuáles son las reglas? ¿Qué sucede con mis beneficios si me incapacito? Si dejo la empresa? Si me jubilo? ¿Si yo muero? Si tomo un permiso de ausencia?
Una descripción resumida del plan ofrece a los empleadores protección contra demandas
Por el lado comercial, los empleadores deben asegurarse de que su SPD cubra todo lo que debería. Sin SPD o un SPD inadecuado, los empleadores se exponen a demandas de los empleados. Un SPD que sigue las pautas de ERISA y establece claramente exclusiones y limitaciones protegerá a la empresa contra posibles acciones legales.
El SPD debe indicar qué define a un empleado que tiene derecho a diversos beneficios y si dichos empleados incluyen contratistas independientes, trabajadores temporales, cónyuges, parejas domésticas e hijos. Además, si el 10% o más de sus empleados hablan un idioma diferente al inglés, también debe publicar su SPD en esos otros idiomas. Contratar a un abogado que comprenda la ley ERISA para revisar el SPD antes de distribuirlo puede ayudar a garantizar que el documento sea completo, completo, preciso y cumpla con las leyes estatales y federales. Puede llevar meses crear un SPD de principio a fin. Asegurarse de que sus empleados puedan entenderlo fácilmente reducirá las quejas, demandas y preguntas a los recursos humanos de los empleados confundidos.
Los empleadores pueden cambiar los beneficios que ofrecen periódicamente. Cuando esto sucede, el empleador debe notificar a todos los empleados por escrito entregándoles un SPD revisado o un resumen de modificaciones materiales que explique los cambios al SPD. La compañía debe distribuir la notificación dentro de los 60 días posteriores a la entrada en vigencia del cambio si reduce la cobertura o los beneficios. Si los cambios no reducen la cobertura o los beneficios, la notificación debe distribuirse dentro de los 210 días posteriores al final del año del plan cuando el cambio entró en vigencia.
