Un diario de desembolso de efectivo es un registro que llevan los contadores internos de todos los gastos financieros realizados por una empresa antes de contabilizarlos en el libro mayor. Los diarios de desembolso de efectivo cumplen una serie de funciones, como una fuente para registrar las amortizaciones de impuestos y la clasificación de otros gastos. Este diario funciona esencialmente como un libro de contabilidad para todos los fines prácticos.
Desglosar un diario de desembolso de efectivo
Todas las compras realizadas en efectivo se registran en el diario de desembolsos. Los diarios de desembolso de efectivo pueden registrar diferentes tipos de gastos asignando un código a cada tipo de gasto o registrando los diversos gastos en diferentes columnas. Estos diarios se concilian (generalmente mensualmente) con las cuentas del libro mayor, que luego se utilizan para crear estados financieros para períodos contables regulares. Los diarios se mantienen en paquetes de software de contabilidad y contendrán la siguiente información básica: fecha del desembolso, número de cheque, tipo de transacción, monto, beneficiario y memorando.
Dependiendo del negocio en particular, se pueden necesitar columnas adicionales para proporcionar detalles importantes para las entradas de desembolso. Por ejemplo, si una empresa compra suministros a granel, puede recibir un descuento. Sería útil una columna separada para el monto del descuento recibido. El administrador del diario debe estar muy orientado a los detalles y estar al tanto de cada transacción para mantener un diario adecuado. También es una buena práctica establecer controles internos para que el efectivo no sea mal dirigido o malversado. Dichos controles internos podrían tomar la forma de verificar grandes cantidades desembolsadas o rastrear patrones de pago para detectar actividades inusuales.
Más allá de su uso para las entradas del libro mayor en la preparación formal de los libros de una empresa, el diario de desembolso de efectivo puede proporcionar información a los propietarios en sus actividades de administración de efectivo: cuánto se destinó al inventario ese mes, cuánto por salarios, cuánto por alquileres y alquileres, cuánto por servicios externos, etc. La revista se convierte en un buen recurso para guiar futuras decisiones de desembolso de efectivo.
