Un libro mayor actúa como un registro de todas las cuentas y sus transacciones. Equilibrar el libro mayor implica restar el número total de débitos del número total de créditos. Para calcular correctamente los créditos y débitos, primero se deben entender algunas reglas.
Cómo calcular los saldos
Para comenzar, ingrese todas las cuentas de débito en el lado izquierdo del balance y todas las cuentas de crédito a la derecha. Incluya el saldo de cada uno. Considere a qué cuenta de débito afecta cada transacción y si en última instancia aumenta o disminuye esa cuenta. Por ejemplo, ¿disminuye el inventario o aumenta el efectivo? Finalmente, calcule el saldo de cada cuenta y actualice el balance.
Cuando haya terminado, verifique que los créditos sean débitos iguales para asegurarse de que los libros estén equilibrados. Otra forma de garantizar que los libros estén equilibrados es crear un balance de prueba. Esto significa enumerar todas las cuentas en el libro mayor y los saldos de cada débito y crédito. Una vez que se calculan los saldos para los débitos y los créditos, los dos deben coincidir. Si las cifras no son las mismas, algo se perdió o se calculó mal y los libros no están equilibrados.
Reglas importantes a seguir
Primero, los débitos deben ser iguales a los créditos. Si bien esto puede ser confuso al principio, y puede ser tentador simplemente usar números positivos y negativos para contabilizar las transacciones, en última instancia, la relación de débito y crédito expresa con mayor precisión lo que sucede en los negocios.
Segundo, los débitos aumentan las cuentas de activos, gastos y dividendos, mientras que los créditos los disminuyen. Puede ser útil utilizar el mnemónico DEAD para recordar esto: los débitos aumentan los gastos, los activos y los dividendos.
Tercero, lo contrario es válido para las cuentas de responsabilidad, ingresos y patrimonio. Los créditos aumentan estos mientras que los débitos los disminuyen. El mnemotécnico para recordar esta relación es GIRLS: las cuentas que aumentan son Ganancias, Ingresos, Ingresos, Pasivos y capital contable.
Debido a que tienen el efecto contrario en las cuentas complementarias, en última instancia, los créditos y débitos son iguales y demuestran que las cuentas están equilibradas. Cada transacción puede describirse utilizando el formato de débito / crédito, y los libros deben mantenerse en equilibrio para que cada débito se corresponda con un crédito correspondiente.
Practicas de contabilidad
El software de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks y Xero son útiles para equilibrar libros, ya que dichos programas marcan automáticamente las áreas en las que falta un crédito o débito correspondiente. La mayoría de las compañías tendrán un contador interno que se encargará de todo esto por usted, pero si está manejando sus propias finanzas, es una buena idea ejecutar números importantes a través de un consultor de contabilidad externo como un Contador Público Certificado (CPA) o Inscrito Agente (EA).
Un débito sin su crédito correspondiente se llama débito pendiente. Esto puede suceder cuando se ingresa una entrada de débito en el lado del crédito o cuando se adquiere una compañía pero esa transacción no se registra. Del mismo modo, un boleto de crédito puede ingresarse en el libro mayor cuando se realiza un depósito, pero necesita un boleto de débito compensatorio, ya sea al mismo tiempo o poco después, para equilibrar los libros.
