¿Qué es una sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual (VDR), también conocida como sala de negocios, es un depósito seguro en línea para el almacenamiento y distribución de documentos. Por lo general, se utiliza durante el proceso de diligencia debida que precede a una fusión o adquisición para revisar, compartir y divulgar la documentación de la compañía.
Comprender las salas de datos virtuales
Las salas de datos virtuales han reemplazado cada vez más las salas de datos físicos utilizadas tradicionalmente para divulgar y compartir documentos. Con la globalización de los negocios y un mayor escrutinio para reducir costos, las salas de datos virtuales son una alternativa atractiva a las salas de datos físicos. Las salas de datos virtuales son ampliamente accesibles, están disponibles de inmediato y son más seguras. A medida que aumentan las preocupaciones de seguridad y aumentan los incidentes con violaciones, los proveedores de VDR están desarrollando bases de datos más sofisticadas y confiables. Las ofertas públicas iniciales (OPI), las operaciones de auditoría y las asociaciones u otras empresas que deben trabajar conjuntamente y compartir información utilizarán salas de datos virtuales.
Usos de las salas de datos virtuales
Los procedimientos de fusiones y adquisiciones (M&A) son el uso más común de los VDR. Estos repositorios proporcionan un lugar para la debida diligencia necesaria durante la finalización del acuerdo. Estas transacciones comerciales involucran grandes cantidades de documentos, muchos de los cuales son confidenciales y contienen información confidencial. El uso de un VDR es una forma segura y confiable para que todas las partes interesadas revisen e intercambien documentos mientras participan en las negociaciones.
Las empresas a menudo trabajan entre sí para producir y fabricar productos durante la construcción de un edificio y para ofrecer servicios. Formar y mantener estas relaciones comerciales requiere contratos y la transmisión frecuente de datos. Las salas de datos virtuales proporcionan el almacenamiento de estos contratos y ponen a disposición los documentos necesarios para la continuidad de las asociaciones comerciales. Como ejemplo, los cambios realizados en los planos de una estructura por un ingeniero están disponibles de inmediato para todos los contratistas involucrados en el proyecto.
La auditoría de las prácticas, el cumplimiento y las cuentas de la empresa es una práctica común en todos los negocios. Este proceso es frecuentemente un problema ya que los trabajadores deben interactuar con reguladores y ajustadores externos. Además, hoy en día muchas compañías tienen oficinas en ubicaciones remotas y en todo el mundo en varias zonas horarias. El uso de una sala de datos virtual permite a los abogados, contadores, reguladores internos y externos y otras partes interesadas tener un punto de acceso centralizado. Proporcionar un sistema central reduce los errores y el tiempo. Además, proporciona transparencia en la comunicación. Dependiendo del tipo de auditoría, el nivel de acceso y autoridad varía.
Ofrecer una oferta pública inicial (IPO) es una tarea desalentadora que requiere una cantidad inconcebible de papeleo. Al igual que las auditorías, la transparencia es esencial. Las empresas deben crear, intercambiar, retener y administrar grandes volúmenes de documentos. Debido a la naturaleza de la transacción, la mayoría de los usuarios tendrán acceso restringido, como "solo lectura". La capacidad de copiar, reenviar o imprimir puede estar prohibida.
Alternativa a un VDR
Aunque las salas de datos virtuales ofrecen muchos beneficios, no son adecuadas para todas las industrias. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden optar por continuar utilizando salas de datos físicos para intercambios de información altamente confidenciales. El daño de posibles ataques cibernéticos y violaciones de datos excede los beneficios ofrecidos por las salas de datos virtuales. Los resultados de tales eventos podrían ser catastróficos si las partes amenazadoras accedieran a información clasificada. En esos casos, el uso de un VDR no será considerado.
