Según la base devengada de la contabilidad, los ingresos y gastos se cuentan cuando se obtienen. Esto es diferente de la base contable en efectivo, donde se informan cuando el efectivo realmente entra y sale del negocio. La mayoría de los contadores consideran que el método de contabilidad de acumulación es una mejor medición de la rentabilidad para fines del estado de resultados.
La mayoría de las empresas utilizan la contabilidad de acumulación como su práctica contable estándar, a pesar de que es más complicada y subjetiva que la contabilidad de caja. La mayoría de las empresas tienen algunas formas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar retrasadas, como la venta a crédito o proyectos que producen flujos de ingresos durante un largo período de tiempo. Estos eventos tienen un impacto real en las operaciones del negocio, incluso si no se recibe efectivo de inmediato.
Por ejemplo, una compañía que vende un mueble a crédito registra la venta de inmediato, no después de que finalmente se hayan recibido todos los pagos. Cuando se han recibido pagos antes de que se haya prestado un servicio o se haya realizado y entregado un bien, el método de contabilidad de acumulación considera este evento como un pasivo. La compañía reconoce los ingresos de la manera tradicional solo cuando se ha recibido el pago completo.
Casi siempre, la contabilidad de acumulación trata el reconocimiento de gastos con base en el reconocimiento de ingresos relacionados. Esto se conoce como el principio de correspondencia. Este principio, según lo dictado por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), se aplica tanto a la venta de bienes como a la prestación de servicios profesionales. Sin esto, los estados financieros revelarían muy poca información útil porque los lectores no tendrían una evaluación precisa de los activos y pasivos.
Cada vez que se registra una transacción durante un período contable, pero los ingresos en efectivo no se reciben realmente hasta un período contable posterior, los contadores lo llaman ingresos acumulados. Del mismo modo, los gastos acumulados se relacionan con los gastos incurridos durante un período pero pagados en otro. La base contable devengada es obligatoria para cualquier negocio que mantenga un inventario. Para aquellos con menos de $ 10 millones en ventas, se puede usar un método híbrido de acumulación y contabilidad de efectivo siempre que el método de acumulación se use para ventas, compras y artículos de inventario.
El software empresarial, como QuickBooks, se ha vuelto extremadamente popular para empresas y particulares. Si bien muchos producen tanto informes de efectivo como devengados, la configuración predeterminada es casi siempre devengo.
Si bien el método de acumulación muestra los entresijos de los ingresos comerciales con mayor precisión, también hace que sea más difícil saber cuánto efectivo hay realmente disponible. Las empresas que no controlan cuidadosamente su flujo de efectivo por separado de su contabilidad de acumulación pueden enfrentar serios problemas de flujo de efectivo. Esto es especialmente importante para aquellas empresas que dependen en gran medida de las cuentas de crédito y los pagos retrasados de sus clientes.
