¿Qué es la reconciliación de cuentas?
La conciliación de cuentas es el proceso de confirmar que dos registros separados de transacciones en una cuenta son iguales. Tanto las instituciones como los individuos realizan la conciliación de cuentas. A nivel institucional, los bancos y los corredores deben revisar internamente las transacciones entre sus entradas del libro mayor y los registros de cuentas individuales. La conciliación de cuentas puede ayudar a las organizaciones a identificar errores en la contabilidad que podrían indicar errores, errores de cálculo o pérdidas de efectivo. Gracias a la automatización de la computadora, este proceso es mucho más rápido que antes.
Para llevar clave
- La conciliación de cuentas confirma que dos registros de transacciones son iguales y equilibrados. Las instituciones y las personas realizan la conciliación de cuentas en los talonarios de cheques y se aseguran de que los registros coincidan con los estados de cuenta. La conciliación de cuentas en bancos es una función reguladora y de cumplimiento.
La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la conciliación de cuentas corporativas. Antes de Sarbanes-Oxley, los estándares de contabilidad no tenían en cuenta la necesidad de aplicar las mejores prácticas para la conciliación de cuentas. Ahora, las empresas tienen estándares mucho más altos para los controles internos y los procedimientos de auditoría.
La conciliación también ocurre cuando un cliente de un banco o corredor confirma que sus registros personales coinciden con lo que se informa en los informes periódicos. A nivel individual, equilibrar una chequera es una forma de conciliación de cuentas. El término también puede referirse a equilibrar los libros y registros de una empresa con programas de software y entradas de datos.
Comprensión de la reconciliación de cuentas
Para las instituciones más grandes, a menudo se contrata a terceros externos para llevar a cabo la conciliación de cuentas, lo que proporciona un nivel de objetividad a la revisión. La conciliación de cuentas dentro de las instituciones financieras es una función reguladora y de cumplimiento clave, y es un enfoque principal para los reguladores externos en sus auditorías de rutina de la empresa. Los clientes de estas empresas también deben mantener un registro preciso e informar las discrepancias de inmediato. Con la llegada de los sistemas informáticos para registrar las transacciones y las posiciones de los clientes, la reconciliación a menudo equivale a corregir pequeñas discrepancias de unos pocos dólares, o incluso centavos, entre una fuente y otra. Cuanto más tiempo se descubra un error, más difícil será conciliar los dos registros.
Cómo funciona la reconciliación de cuentas
A nivel organizacional, la conciliación de cuentas se puede hacer siguiendo un proceso simplificado. Primero, se debe recopilar toda la información contable necesaria. Luego, los extractos bancarios de la compañía se comparan con el libro mayor. Cualquier deducción pendiente en el libro mayor de la compañía debe deducirse del saldo final, y cualquier depósito pendiente debe agregarse al saldo final. Si la cuenta genera intereses, debe calcularse. Deben deducirse los cheques pendientes, al igual que los errores bancarios, como débitos o créditos inexactos, y tarifas de servicios bancarios. Finalmente, tanto la declaración de la compañía como el libro mayor deben mostrar el mismo saldo final. Cualquier error que permanezca al final del proceso debe investigarse verificando que cada transacción se contabilice en el libro mayor y que se tengan en cuenta los depósitos pendientes y los cheques pendientes.
Las personas pueden conciliar sus cuentas personales utilizando un proceso similar. En lugar de un libro mayor, compararían sus extractos bancarios u otros extractos de cuentas financieras con un registro personal de débitos y créditos, como un registro de chequera. Sin embargo, gracias al advenimiento de la banca en línea y la disminución de los cheques en papel, muchas personas ya no realizan la conciliación de cuentas para la mayoría de sus cuentas financieras y dependen de sus bancos para mostrar el saldo final correcto en los portales de banca en línea.
