¿Qué es la contabilidad de efectivo?
La contabilidad de caja es un método contable en el que los recibos de pago se registran durante el período en que se reciben, y los gastos se registran en el período en el que realmente se pagan. En otras palabras, los ingresos y gastos se registran cuando se recibe y paga el efectivo, respectivamente. La contabilidad de efectivo también se llama contabilidad de efectivo.
Comprensión de la contabilidad de caja
La contabilidad de caja es una de las dos formas de contabilidad. El otro es la contabilidad de acumulación, donde los ingresos y gastos se registran cuando se incurre en ellos. Las pequeñas empresas a menudo usan la contabilidad de efectivo porque es más simple y directo y proporciona una imagen clara de cuánto dinero tiene realmente el negocio disponible. Sin embargo, las corporaciones están obligadas a utilizar la contabilidad de acumulación de acuerdo con los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Para llevar clave
- La contabilidad de caja es simple y directa. Las transacciones se registran solo cuando el dinero entra o sale de una cuenta. La contabilidad de efectivo no funciona tan bien para compañías más grandes o compañías con un inventario grande porque puede oscurecer la verdadera posición financiera. La alternativa a la contabilidad de efectivo es la contabilidad de acumulación donde las transacciones se registran cuando se realiza un pedido en lugar de pagarse.
Ejemplo de contabilidad de caja
Bajo un sistema de contabilidad de efectivo, si la Compañía A recibe $ 10, 000 de la venta de 10 computadoras a la Compañía B el 2 de noviembre, el contador registra la venta como ocurrida el 2 de noviembre. El hecho de que la Compañía B realizó el pedido de las computadoras el 5 de octubre es irrelevante, porque no los pagó hasta que fueron entregados el 2 de noviembre. En contraste, según la contabilidad de acumulación, el contador habría registrado que la Compañía A había recibido los $ 10, 000 el 5 de octubre, a pesar de que todavía no había cambiado de efectivo.
Del mismo modo, en efectivo, las compañías de contabilidad registran los gastos cuando realmente los pagan, no cuando los incurren. Si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero pero no paga la factura por el servicio completado hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconocerá hasta el 15 de febrero en la contabilidad de caja. Sin embargo, según la contabilidad de acumulación, el gasto se registraría en los libros el 15 de enero.
Limitaciones de la contabilidad de caja
Una desventaja de la contabilidad de efectivo es que puede no proporcionar una imagen precisa de los pasivos en los que se ha incurrido pero que aún no se han pagado, por lo que el negocio podría parecer mejor de lo que realmente es. Por otro lado, la contabilidad de efectivo también significa que una empresa que acaba de completar un trabajo grande por el cual está esperando el pago puede parecer menos exitosa de lo que realmente es porque ha gastado los materiales y la mano de obra para el trabajo pero aún no se ha recaudado pago. Por lo tanto, la contabilidad de efectivo puede exagerar o subestimar la condición del negocio si los cobros o pagos son particularmente altos o bajos en un período versus otro.
También hay consecuencias fiscales para las empresas que adoptan el método de contabilidad de efectivo para reconocer las entradas y salidas de efectivo. En general, las empresas solo pueden deducir los gastos que se reconocen dentro del año fiscal. La elección del método de reconocimiento de ingresos / gastos puede determinar en qué año una empresa puede deducir sus gastos. Si una empresa incurre en gastos en diciembre de 2017, pero no realiza pagos contra los gastos hasta enero de 2018, no podría reclamar una deducción por el año fiscal que terminó en 2017, lo que podría afectar significativamente el resultado final del negocio. Del mismo modo, una empresa que recibe el pago de un cliente en 2018 por los servicios prestados en 2017 solo podrá incluir los ingresos en sus estados financieros de 2018.
