¿Qué es un gasto prepago?
Un gasto prepago es un tipo de activo en el balance que resulta de un negocio que realiza pagos anticipados por bienes o servicios que se recibirán en el futuro. Los gastos prepagos se registran inicialmente como activos, pero su valor se carga con el tiempo en el estado de resultados. A diferencia de los gastos convencionales, el negocio recibirá algo de valor del gasto prepago en el transcurso de varios períodos contables.
Gasto pagado por anticipado
Comprender los gastos prepagos
Las empresas realizan pagos anticipados de bienes o servicios, como equipos de oficina alquilados o cobertura de seguro que brindan beneficios continuos a lo largo del tiempo. Los bienes o servicios de esta naturaleza no pueden ser cargados de inmediato porque el gasto no se alinearía con el beneficio incurrido con el tiempo al usar el activo.
De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), los gastos deben registrarse en el mismo período contable que el beneficio generado del activo relacionado. Por ejemplo, si una empresa alquila una máquina Xerox grande por un período de doce meses, la empresa se beneficia de su uso durante todo el período de tiempo. Registrar un pago adelantado realizado por el arrendamiento como un gasto en el primer mes no coincidiría adecuadamente con los ingresos generados por su uso. Por lo tanto, debe registrarse como un gasto prepago y distribuirse a los gastos durante los doce meses completos.
Las entradas de diario que reconocen los gastos relacionados con prepagos previamente registrados se denominan entradas de ajuste. No registran nuevas transacciones comerciales, sino que simplemente ajustan las transacciones registradas anteriormente. Las entradas de ajuste para gastos prepagos son necesarias para garantizar que los gastos se reconocen en el período en que se incurren.
Debido a la naturaleza de ciertos bienes y servicios, siempre existirán gastos prepagos. Por ejemplo, el seguro es un gasto prepago porque el propósito de comprar un seguro es comprar protección proactiva en caso de que ocurra algo desafortunado en el futuro. Claramente, ninguna compañía de seguros venderá seguros que cubran un evento desafortunado después del hecho, por lo que los gastos de seguro deben ser pagados por adelantado por las empresas.
Ejemplo de gasto prepago
Por ejemplo, suponga que ABC Company compra un seguro para el próximo período de doce meses. Paga $ 120, 000 por adelantado por la póliza de seguro. ABC Company inicialmente reservará los $ 120, 000 completos como débito a un seguro prepago, un activo en el balance general y un crédito al efectivo. Cada mes, se realizará una entrada de ajuste para gastar $ 10, 000 (1/12 del monto prepago) en el estado de resultados a través de un crédito al seguro prepago y un cargo a los gastos del seguro. En el duodécimo mes, los $ 10, 000 finales se gastarán completamente y la cuenta prepaga será cero.
