¿Qué es un recibo?
Un recibo es un acuse de recibo por escrito de que algo de valor ha sido transferido de una parte a otra. Además de los recibos que los consumidores suelen recibir de los proveedores y proveedores de servicios, los recibos también se emiten en las transacciones entre empresas, así como en las transacciones del mercado de valores. Por ejemplo, el titular de un contrato de futuros generalmente recibe un instrumento de entrega, que actúa como un recibo en el sentido de que puede cambiarse por el activo subyacente cuando expira el contrato de futuros.
Hecho rápido
La impresión térmica es la forma más común de impresión de recibos físicos porque es de bajo costo y fácil de usar.
Recibos explicados
Además de mostrar la propiedad, los recibos son importantes por otras razones. Por ejemplo, muchos minoristas insisten en que un cliente debe mostrar un recibo para intercambiar o devolver artículos, mientras que otros exigen que se produzca un recibo, generalmente emitido dentro de un cierto plazo, para fines de garantía del producto. Los recibos también pueden ser importantes para los impuestos porque el IRS requiere documentación de ciertos gastos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) sugiere que los siguientes tipos de recibos, si se generan, sean retenidos por las pequeñas empresas:
- Recibos brutos como cintas de la caja registradora, información de depósitos (ventas en efectivo y a crédito), libros de recibos, facturas, formularios 1099-MISCReceptos de compras y materias primas (estos deben mostrar la cantidad pagada y confirmar que fueron compras comerciales necesarias; los documentos pueden incluir cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, el monto y el comprobante de pago / transferencias electrónicas de fondos).
Se cree que la práctica de retener recibos con fines fiscales se originó en el antiguo Egipto. Los agricultores y los comerciantes buscaron formas de documentar las transacciones para evitar la explotación fiscal. Se usó papiro en lugar de papel. En tiempos más modernos, los bancos de Londres usaban las imprentas de la revolución industrial para imprimir recibos con sus propias marcas.
Para llevar clave
- Los recibos son un documento que representa la prueba de una transacción financiera. Los recibos se emiten en transacciones entre empresas, así como en las transacciones del mercado de valores. Los recibos también son necesarios a efectos fiscales como prueba de ciertos gastos.
Requisitos del IRS para recibos digitales
Los recibos digitales se están convirtiendo en la norma. Desde 1997, el IRS ha aceptado recibos escaneados y digitales como registros válidos a efectos fiscales. El Procedimiento de Ingresos 97-22 establece que los recibos digitales deben ser precisos, fácilmente almacenados, conservados, recuperados y reproducidos. El dueño del negocio debe poder proporcionar una copia al IRS.
Para fines de auditoría fiscal, no toda la documentación es válida. El IRS acepta diversos documentos siempre que detalle la cantidad, el lugar, la fecha y el tipo de gasto.
Los registros digitales no están sujetos a desgaste como los recibos físicos, pero se pueden perder si falla un disco duro. Por lo tanto, es aconsejable almacenarlos en la nube o en algún lugar donde siempre se pueda acceder.
Los recibos en papel se pueden almacenar digitalmente utilizando escáneres de escritorio y aplicaciones de teléfonos móviles. Este tipo de tecnología puede organizar, crear informes de gastos e integrar datos con el software de contabilidad.
