¿Qué es un sistema de información contable (AIS)?
Un sistema de información contable (AIS) implica la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar información a los inversores, acreedores y autoridades fiscales. Generalmente es un método informático para rastrear la actividad contable junto con recursos de tecnología de la información. Un AIS combina prácticas contables tradicionales, como el uso de Principios contables generalmente aceptados (GAAP), con recursos modernos de tecnología de la información.
Cómo se utiliza un sistema de información contable (AIS)
Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía entre industrias y tamaños de negocios, un AIS típico incluye datos relacionados con ingresos, gastos, información de clientes, información de empleados e información fiscal. Los datos específicos incluyen pedidos de ventas e informes de análisis, solicitudes de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nóminas, contabilidad, saldo de prueba e información de estados financieros.
Un sistema de información contable debe tener una estructura de base de datos para almacenar información. Esta estructura de base de datos generalmente se programa con un lenguaje de consulta que permite la manipulación de tablas y datos. Un AIS tiene numerosos campos para ingresar datos, así como para editar datos almacenados previamente. Además, los sistemas de información contable a menudo son plataformas altamente seguras con medidas preventivas contra virus, piratas informáticos y otras fuentes externas que intentan recopilar información. La seguridad cibernética es cada vez más importante a medida que más y más empresas almacenan sus datos electrónicamente.
Las diversas salidas de un sistema de información contable ejemplifican la versatilidad de sus capacidades de manipulación de datos. Un AIS produce informes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en información del cliente, cronogramas de amortización de activos fijos y saldos de prueba para informes financieros. También se pueden reproducir listas de clientes, cálculos de impuestos y niveles de inventario. Sin embargo, las correspondencias, notas o presentaciones no se incluyen en el AIS porque estos elementos no están directamente relacionados con la información financiera o la contabilidad de una empresa.
Beneficios de los sistemas de información contable
Interfaz interdepartamental
Un sistema de información contable se esfuerza por interactuar a través de múltiples departamentos. Dentro del sistema, el departamento de ventas puede cargar el presupuesto de ventas. El equipo de gestión de inventario utiliza esta información para realizar recuentos de inventario y comprar materiales. Tras la compra del inventario, el sistema puede notificar al departamento de cuentas por pagar la nueva factura. Un AIS también puede compartir información sobre un nuevo pedido para que los departamentos de fabricación, envío y servicio al cliente estén al tanto de la venta.
Controles internos
Una parte integral de los sistemas de información contable se relaciona con los controles internos. Se pueden colocar políticas y procedimientos dentro del sistema para garantizar que la información confidencial de los clientes, proveedores y negocios se mantenga dentro de una empresa. Mediante el uso de aprobaciones de acceso físico, requisitos de inicio de sesión, registros de acceso, autorizaciones y segregación de funciones, los usuarios pueden limitarse solo a la información relevante necesaria para realizar su función comercial.
