¿Qué es una tarjeta de crédito corporativa?
Las tarjetas de crédito corporativas son tarjetas de crédito emitidas a empleados de compañías establecidas que les permiten cargar sus gastos comerciales autorizados, como estadías en hoteles y boletos de avión, sin tener que usar su propia tarjeta o efectivo. Estas tarjetas, que también se conocen como tarjetas de crédito comerciales, pueden facilitar que los empleados (y los empleadores) administren los gastos, y muchos ofrecen beneficios como millas de viajero frecuente y acceso a las salas VIP del aeropuerto.
Cómo funciona una tarjeta de crédito corporativa
Las tarjetas de crédito corporativas están diseñadas para satisfacer las necesidades de las compañías establecidas, generalmente aquellas con al menos $ 4 millones en ingresos anuales, más de 15 usuarios de tarjetas y cargos proyectados de $ 250, 000 o más cada año. Si bien la mayoría de las empresas, incluidas las empresas individuales y los DBA, pueden obtener una tarjeta de crédito para pequeñas empresas, las tarjetas corporativas (como su nombre lo indica) están reservadas para las corporaciones. Eso significa que la empresa debe estar estructurada y registrada como una corporación S o C para ser elegible.
Los principales emisores de tarjetas de crédito, como American Express, Capital One, Citibank, Chase y Wells Fargo, ofrecen tarjetas de crédito corporativas. Las tarjetas se emiten en función de la salud financiera de la empresa, no de las finanzas personales de los propietarios. Los emisores de tarjetas pueden, por ejemplo, exigir que la empresa tenga una buena situación financiera, además de buena liquidez y flujo de caja.
Los emisores de tarjetas de crédito corporativas generalmente desean ver los estados financieros auditados recientes de una empresa, detalles sobre la estructura y organización de la empresa, información fiscal (incluida una identificación fiscal federal) e información de contacto de un funcionario de la empresa autorizado para hacer negocios en nombre de empresa, como un propietario, presidente o tesorero.
Para llevar clave
- Las tarjetas de crédito corporativas hacen que sea más fácil para los empleadores y los empleados administrar los gastos. Las tarjetas corporativas se emiten a compañías más grandes y establecidas y difieren de las tarjetas de negocios que están disponibles para propietarios únicos y DBA. Es importante que los empleados aprendan y sigan la tarjeta de crédito corporativa de su compañía políticas antes de hacer cualquier cargo. Dependiendo de la tarjeta, ya sea un empleado o el empleador serán responsables de pagar la factura de la tarjeta de crédito.
Un empleador puede proporcionar a ciertos empleados una tarjeta corporativa para que puedan pagar los gastos comerciales aprobados, como hoteles, comidas, alquiler de autos y vuelos, y también acceder a efectivo en cajeros automáticos, todo sin usar sus propios fondos o un anticipo de la compañía. El nombre de la compañía estará en la tarjeta, junto con el nombre del empleado como titular designado. La firma del empleado se encuentra en el reverso de la tarjeta, tal como lo haría en una tarjeta de crédito personal.
Tipos de tarjetas de crédito corporativas
Dependiendo del tipo de tarjeta de crédito corporativa, el empleado o el empleador serán responsables de pagar la factura de la tarjeta de crédito. Con una tarjeta de responsabilidad individual, el empleado es responsable de pagar al emisor de la tarjeta de crédito directamente por cualquier cargo, además de presentar un informe de gastos y obtener un reembolso del empleador. El emisor de la tarjeta de crédito verifica el crédito del empleado antes de darle una tarjeta, pero es un "tirón suave" que no afectará su puntaje de crédito.
Si se trata de una tarjeta de responsabilidad corporativa, el empleador paga la factura por los cargos aprobados (aunque el empleado puede estar pendiente de pagar al emisor directamente por cualquier gasto no autorizado o personal). Debido a que la compañía es responsable de pagar la factura, el emisor de la tarjeta de crédito generalmente no verificará el crédito del empleado, pero esa persona probablemente será responsable de presentar informes de gastos regulares para que la compañía pueda conciliar los extractos de la tarjeta cada mes.
Antes de que un empleado use una tarjeta de crédito corporativa, debe averiguar quién es responsable de pagar la factura cada mes. Si son responsables, deben establecer un sistema para asegurarse de que los pagos se realicen a tiempo y que tengan los fondos disponibles para cubrir el saldo.
Beneficios de una tarjeta de crédito corporativa
Una ventaja clave de una tarjeta de crédito corporativa es que facilita la administración de gastos, tanto para los empleados como para los empleadores. Desde una perspectiva comercial, una tarjeta corporativa permite a los empleadores establecer límites sobre cuánto pueden gastar los titulares de tarjetas por transacción, por categoría de gasto o en general. La compañía también puede controlar dónde se puede usar una tarjeta, limitando las compras a comerciantes específicos, tipos de comerciantes y ubicaciones.
Desde el punto de vista de los empleados, una tarjeta de responsabilidad corporativa puede significar un alivio financiero, ya que elimina la necesidad de pagar por adelantado los gastos relacionados con el negocio y luego esperar los reembolsos. Otro beneficio es que algunas tarjetas de crédito corporativas ofrecen informes electrónicos de gastos que pueblan automáticamente los informes de gastos de la empresa con información de compra, una característica que facilita la presentación (o menos, de una molestia) de informes oportunos y precisos.
Otra ventaja importante es que, dependiendo del empleador, los titulares de tarjetas pueden conservar las recompensas que obtienen mientras usan una tarjeta de crédito corporativa. Por ejemplo, pueden ganar y canjear recompensas por un programa de viajero frecuente o el programa de huéspedes frecuentes de un hotel. Por supuesto, el empleador puede decidir quedarse con las recompensas para compensar los costos corporativos anuales u ofrecer incentivos a los empleados de mejor desempeño. Aún así, muchas compañías más grandes permiten a los empleados cosechar los beneficios de los programas de recompensas ya que hacerlo puede mejorar la moral de los empleados.
Además de los programas de recompensas, muchas tarjetas de crédito corporativas ofrecen beneficios que los viajeros frecuentes apreciarán, como el acceso a las salas VIP del aeropuerto (una gran ventaja si un viajero tiene una larga escala), servicios de asistencia para viajes y emergencias, reemplazo de tarjetas de emergencia y desembolso de efectivo, y exenciones de daños por colisión de alquiler de vehículos. Lea la letra pequeña del acuerdo de la tarjeta de crédito para asegurarse de comprender cómo funcionan estos beneficios. Para activar la cobertura automática al alquilar un automóvil, por ejemplo, probablemente deba completar la transacción completa con la tarjeta de crédito cubierta y rechazar la exención de daños por colisión de la empresa de alquiler. En caso de duda, llame al número que figura en el reverso de la tarjeta.
Políticas de la compañía para tarjetas de crédito corporativas
Los empleados deben conocer las políticas de su empresa con respecto a las tarjetas corporativas desde el primer momento para evitar cometer errores que puedan conducir a pesadillas contables, o algo peor. Los titulares de tarjetas deben familiarizarse con los requisitos generales de gastos e informes de su empresa y averiguar si tienen límites de gasto que se aplican a ciertas categorías. También es importante conocer las reglas específicas de cada departamento o puesto. Los ejecutivos de la compañía, por ejemplo, probablemente tendrán diferentes perfiles de gasto que, por ejemplo, la gerencia media.
Una vez que el titular de la tarjeta aprende las políticas de su empresa, debe atenerse a ellas. Si usan su tarjeta para comprar algo que no es un gasto comercial aprobado, puede hacer que se vean mal a los ojos de su empleador, incluso si es un error honesto. Además, muchas grandes empresas tienen un administrador de tarjetas de viajes y entretenimiento en el personal que puede auditar los gastos de los empleados en cualquier momento. Es importante que los titulares de tarjetas usen el sentido común para decidir si un cargo que están a punto de hacer está 100% relacionado con el trabajo. De lo contrario, deben ponerlo en su tarjeta personal y resolverlo más adelante si se sienten con derecho a un reembolso total o parcial.
Para evitar pesadillas contables, o peor, no mezcle gastos personales con gastos comerciales.
Antes de que se active una tarjeta de crédito corporativa, un empleador puede ofrecer (o exigir) sesiones de capacitación en persona o en línea sobre tarjetas de crédito corporativas diseñadas para ayudar a los empleados a conocer las políticas. Además, un empleador puede publicar y actualizar políticas en su sitio de Intranet. Siempre es una buena idea mantenerse informado, seguir las reglas y evitar hacer cualquier cosa que pueda resultar en papeleo adicional o ser interpretado como fraude. Los titulares de tarjetas que tengan preguntas sobre las políticas de su empleador deben comunicarse con la persona (o departamento) que administra el programa.
Consideraciones especiales para tarjetas de crédito corporativas
Además de comprender y seguir las políticas de la compañía con respecto a los límites de gastos, los tipos de gastos permitidos y la forma en que se manejan los informes de gastos, es importante que los empleados sepan que si ellos, y no su empleador, son responsables de pagar la factura de la tarjeta de crédito, sus el puntaje de crédito podría caer si se atrasa en los pagos AmEx, por ejemplo, informa las cuentas a una agencia de crédito si la cuenta se vence 180 días. Es una buena idea configurar una alerta por correo electrónico como recordatorio de cuándo vencen esos pagos.
Al igual que cualquier tarjeta de crédito, los empleados deben tratar su tarjeta de crédito corporativa con cuidado y guardarla en un lugar seguro para evitar robos o pérdidas. Si pierde o le roban una tarjeta, debe informarla lo antes posible para que pueda cancelarla y reemplazarla.
