¿Qué es un sistema de reunión electrónica?
Un sistema de reunión electrónica (EMS) es un software destinado a provocar la resolución de problemas y la toma de decisiones dentro de un grupo. Las características estándar de los sistemas de reuniones electrónicas incluyen lluvia de ideas electrónicas (generalmente en un formato anónimo), procesamiento paralelo, herramientas de discusión y votación. Las características únicas de un EMS superan las limitaciones de las reuniones cara a cara tradicionales, como la falta de participación, las críticas y el dominio de los procedimientos por solo unos pocos miembros.
Una reunión electrónica es cualquier reunión que se realiza en línea. Los sistemas de reuniones electrónicas (EMS) pueden proporcionar la plataforma de software para facilitar las reuniones electrónicas, permitiendo una mayor participación de los trabajadores que pueden ser geográficos o reticentes para participar en una reunión tradicional de la empresa.
Comprensión de los sistemas de reuniones electrónicas
Los sistemas de reunión electrónica (EMS) son distintos de los sistemas de reunión de videoconferencia o web, aunque ambos tienen algunas características en común y se complementan entre sí en el lugar de trabajo moderno. Un EMS ofrece muchas ventajas a las organizaciones y usuarios, como una reducción en los costos de viaje, una mayor participación, debido al anonimato que ofrece el sistema, menos interrupciones en comparación con una reunión en una oficina ocupada y una mejor disponibilidad de los participantes.
Estas ventajas compensan con creces el inconveniente principal de tales sistemas, que es la falta de contacto personal y la interacción humana. Existen claras ventajas de poder leer el lenguaje corporal y hacer contacto visual al comunicarse con otras personas. Un EMS generalmente bloquea o al menos limita este tipo de interacción. Otro inconveniente de un EMS es el riesgo de interrupciones tecnológicas o electrónicas, en caso de que la conectividad digital se vuelva inestable o incluso se dañe.
Para llevar clave
- Un sistema de reunión electrónica (EMS) es una plataforma de software que proporciona un espacio de reunión digital para la colaboración grupal, la resolución de problemas y la retroalimentación anónima, entre otras características. Los sistemas de reunión electrónica ayudan a las empresas a reducir los costos de viaje y facilitar la participación porque todo es anónimo y accesible desde donde se encuentre el trabajador. Un EMS nunca puede reemplazar el contacto personal que una reunión más tradicional podría facilitar; un EMS también es vulnerable si una instalación tiene problemas de conectividad, lo que dificultaría la comunicación en línea.
Ejemplo de sistemas de reuniones electrónicas
Un EMS puede diseñarse para propósitos limitados o específicos, tales como presentaciones de capacitación y ventas. Un ejemplo de uso potencial para un EMS sería cuando una compañía planea lanzar un nuevo producto y quiere probar el atractivo potencial entre los empleados que tienen los antecedentes y el conocimiento para ser objetivos sobre la oferta propuesta. Mediante el uso de un sistema de reunión electrónica, los participantes pueden compartir opiniones y críticas sin conflictos potenciales y pensamientos grupales que de otro modo podrían afectar las respuestas.
