¿Qué es un plan de reembolso?
Un término genérico para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados por varios tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos gastos pueden incluir costos médicos, automotrices, de viaje, comidas y entretenimiento. Los empleadores instituyen planes de reembolso para permitirles pagar una cantidad más precisa de los gastos de los empleados incurridos, en lugar de tener que proporcionar una asignación amplia o un aumento en la compensación para cubrirlos.
Plan de reembolso de comprensión
Los planes de reembolso pueden tomar muchas formas, como planes responsables y no responsables, beneficios complementarios de minimis o millas de automóvil y asignaciones de viaje. Los empleados no pueden tomar deducciones personales de ningún tipo por gastos cubiertos por un plan de reembolso. Los empleados deben presentar registros de gastos adecuadamente detallados a través de registros o recibos para que los empleadores puedan deducir los reembolsos.
La Publicación 535 del IRS , Gastos Comerciales, establece lo siguiente: “Para ser deducible, un gasto comercial debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es uno que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es uno que es útil y apropiado para su comercio o negocio. Un gasto no tiene que ser indispensable para ser considerado necesario ".
Ciertos estados como California requieren que los empleadores reembolsen los gastos razonables relacionados con el trabajo de los empleados, y los reembolsos de gastos recibidos no tienen que declararse como salarios o ingresos. Pero para que esto suceda, los empleadores deben preestablecer un plan de rendición de cuentas por escrito, y los empleados deben presentar los gastos debidamente documentados en virtud de ese plan. Esto es para asegurar que los registros de gastos se mantengan adecuadamente de manera oportuna y precisa. Muchas empresas tienen contadores y / o asesores laborales que corroboran los gastos y garantizan informes correctos y deducciones.
Un desglose de algunos ejemplos comunes de gastos en el lugar de trabajo que requerirían el reembolso del empleador incluyen los siguientes:
- Transporte: El costo de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los gastos de vehículos, comidas, alojamiento, comidas y cualquier gasto de entretenimiento que cumpla con los criterios detallados en la Publicación 463 del IRS, Viajes, Entretenimiento, Regalos y Gastos de automóvil . Un gran número de empleadores reembolsará anualmente a los empleados que usan sus vehículos personales para causas comerciales, a una tasa de millaje estándar, que establece el IRS. Por ejemplo, la tasa de millaje federal estándar para negocios en 2017 es de 53.5 centavos por milla. En general, los gastos de viaje de rutina entre el hogar y el lugar de trabajo de un empleado no se consideran reembolsables. Suministros: todos los bienes necesarios que compra un empleado se pueden reembolsar al costo, siempre que se reembolsen de conformidad con un plan contable. Comidas y entretenimiento: los costos de comida y entretenimiento incurridos dentro de la casa tributaria de un empleado son reembolsables, pero solo si las comidas / entretenimiento en cuestión tienen propósitos comerciales demostrables.
