¿Qué es una nota de débito?
Una nota de débito es un documento utilizado por un proveedor para informar al comprador de las obligaciones de deuda actuales, o un documento creado por un comprador al devolver los bienes recibidos a crédito. La nota de débito puede proporcionar información sobre una próxima factura, o puede servir como un recordatorio de los fondos adeudados actualmente. Para los artículos que se devuelven, se puede incluir el monto total de crédito anticipado, junto con un inventario de los artículos devueltos y el motivo de la devolución.
Nota de débito
Desglose de la nota de débito
Una nota de débito, también conocida como memo de débito, generalmente se usa en transacciones de empresa a empresa. Dichas transacciones a menudo implican una extensión de crédito, lo que significa que un vendedor envía un envío de bienes a una compañía antes de que el comprador pague el costo de los bienes. Aunque los bienes reales están cambiando de manos, el dinero real no se transfiere hasta que se emita una factura real. Los débitos y créditos se registran en un sistema de contabilidad para realizar un seguimiento de los inventarios enviados y los pagos adeudados.
Las notas de débito están separadas de las facturas en el sentido de que generalmente están formateadas como cartas y es posible que no requieran un pago inmediato. Esto es cierto cuando la nota de débito se utiliza para informar al comprador de las próximas obligaciones de deuda basadas en montos que aún no se han facturado oficialmente.
Formas alternativas de notas de débito
Además del formato de carta, las notas de débito también se pueden proporcionar como recibos de envío con los bienes recibidos. Si bien se puede observar el monto adeudado, no se espera el pago hasta que se envíe una factura oficial al comprador. Esto puede permitirle al comprador la oportunidad de devolver los bienes, si es necesario, sin tener que pagar primero.
Algunas notas de débito pueden enviarse como postales informativas que solo sirven como recordatorio de la deuda que el comprador ha acumulado. Esto puede ser útil en casos en los que el vendedor no está seguro de si se recibió o revisó una factura original. La postal también puede contener información sobre cómo se puede liquidar la deuda, como información de contacto relevante.
Notas de débito como documentos opcionales
No todas las empresas eligen enviar notas de débito a compradores con obligaciones de deuda pendientes o pendientes. En general, un vendedor lo considera una práctica comercial estándar y lo utiliza de acuerdo con procedimientos internos, o no lo utiliza en absoluto. En algunos casos, un comprador puede solicitar un documento con la información que estaría contenida en una nota de débito, para cumplir con los requisitos internos de mantenimiento de registros.
