Las notas de débito son una forma de prueba de que una empresa ha creado una entrada de débito legítima en el curso de tratar con otra empresa. Esto puede ocurrir cuando un comprador devuelve materiales a un proveedor y necesita validar la cantidad reembolsada. En este caso, el comprador emite una nota de débito que refleja la transacción contable.
Una empresa puede emitir una nota de débito en respuesta a una nota de crédito recibida. Los errores (a menudo cargos por intereses y tarifas) en una factura de venta, compra o préstamo pueden hacer que una empresa emita una nota de débito para ayudar a corregir el error.
Para llevar clave
- Una nota de débito es una transacción escrita que establece que una empresa ha tomado medidas financieras como resultado de tratar con otra empresa; la nota corresponde a una nota de débito en un registro contable. Las transacciones entre empresas utilizan tanto notas de débito como de crédito; todas las notas están fechadas, incluyen un número de serie, descripción de la transacción, detalles de la devolución y las firmas de las personas involucradas. Una factura facturada de menos que un proveedor más tarde buscó remediar sería un ejemplo típico de una nota de débito; una tienda que devuelva productos a su proveedor y busque obtener un reembolso sería otro ejemplo.
Notas de débito en transacciones
Las notas de débito y las notas de crédito casi siempre están involucradas en transacciones de empresa a empresa (B2B). Corresponden a entradas de débito y crédito en registros de contabilidad, que además sirven como prueba de una transacción comercial previa. También pueden denominarse notas de débito.
Las notas de débito generalmente incluyen la misma información general: la fecha de la nota, un número de serie, una breve descripción de la transacción comercial anterior, detalles de los artículos devueltos (incluidos los impuestos sobre las ventas y una referencia a la factura) y las firmas de la compañía correspondiente autoridades.
Es más probable que escuche acerca de una nota de débito después de una factura que no se facturó. Supongamos que un proveedor envió materiales por un valor de $ 10, 000 a un cliente, pero solo envió una factura por $ 9, 500. Al darse cuenta de su error, el proveedor podría enviar una nota de débito a su cliente por la diferencia de $ 500 para resolver el problema y hacer los ajustes adecuados a sus registros contables.
Las notas de débito, las notas de débito, los recibos de débito y las facturas son todos de naturaleza similar y son todos documentos legítimos que demuestran transacciones financieras entre empresas; sin embargo, el término "recibo de débito" rara vez, si alguna vez, se usa en transacciones B2B.
Recibos de débito
Existe cierta ambigüedad entre los términos "nota de débito" y "recibo de débito". A veces, un recibo de débito se usa indistintamente con una nota de débito; en otras ocasiones, los recibos de débito están destinados únicamente a describir registros escritos que prueban que un cliente debe dinero a una empresa. Es raro ver el término recibo de débito utilizado para transacciones B2B.
Facturas
Una nota de débito o recibo de débito es muy similar a una factura. La principal diferencia es que las facturas siempre muestran una venta, donde las notas de débito y los recibos de débito reflejan ajustes o devoluciones de transacciones que ya han tenido lugar.
Las notas de débito también pueden sustituirse por facturas tradicionales cuando se proporciona un bien o servicio que está fuera del alcance normal de los negocios. Esto ayuda a distinguir la transacción para ambos departamentos de contabilidad y también evita que la compañía emisora cree un nuevo tipo de factura.
Las transacciones B2B generalmente se basan en una extensión de crédito, donde un proveedor envía un envío a una empresa antes de recibir el pago, luego factura a la empresa el monto adeudado después de la entrega; Los débitos y créditos son el método de contabilidad utilizado para realizar un seguimiento de estas transacciones.
Devoluciones de materiales
Piense en las notas de débito como reclamos contra errores comerciales. En el caso de bienes devueltos de un comprador a un vendedor o proveedor, la nota de débito muestra el cambio en los libros del comprador (registros contables) y solicita crédito devuelto. El proveedor / vendedor a menudo envía una nota de crédito como prueba de la reversión.
Por ejemplo, considere el caso en que la empresa XYZ devuelve material a su proveedor, la empresa ABC. Para probar la cantidad que debe reembolsarse, XYZ redacta una nota de débito. La compra original fue de $ 5, 000, por lo que la nota de débito debe reflejar el costo de los materiales, más las tasas locales de impuestos sobre las ventas. Los impuestos y el costo de los bienes siempre deben ser partidas separadas en la nota.
Al recibirlo, ABC debe crear una pequeña nota de crédito como prueba de comprensión, luego proceder a reembolsar (u ofrecer crédito a) XYZ (siempre que la nota de débito contenga información correcta).
Intereses / comisiones por cobrar
Supongamos que una empresa debe intereses a un acreedor o comisión a un tercero por los servicios prestados. En tal caso, la nota de débito se emite normalmente para responder a una nota de crédito recibida, pero un deudor siempre puede emitir una sin previo aviso.
Las notas de débito de la Comisión por cobrar son comunes entre las compañías matrices y las subsidiarias. Las notas de débito de intereses por cobrar se pueden usar para ajustar pagos anteriores o como una forma simple de mantenimiento de registros.
