Diarios generales vs. libros mayores: una visión general
Cuando se trata de rastrear las finanzas de un negocio, un sistema de doble entrada que utiliza tanto un libro mayor como un diario general es posiblemente el mejor método para rastrear estadísticas generales y mantener las operaciones funcionando sin problemas y de manera rentable. Pero para comprender realmente cómo funciona el sistema de registro contable de doble entrada, primero se deben apreciar las diferentes funciones asociadas con los dos componentes clave: libros de contabilidad generales y diarios generales.
Para llevar clave
- Un diario general se refiere a un libro de entrada original en el que los contadores y tenedores de libros registran las transacciones comerciales, en orden, de acuerdo con la fecha en que ocurren los eventos. El libro mayor rastrea cinco elementos contables destacados: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos. Los avances en la tecnología han hecho que la mayoría de las personas no necesiten mantener cada libro de cuentas por separado.
Revistas generales
Simplemente definido, un diario general se refiere a un libro de entrada original en el que los contadores y los tenedores de libros registran las transacciones comerciales, en orden, de acuerdo con la fecha en que ocurren los eventos. Un diario general es el primer lugar donde se registran los datos, y cada página del elemento presenta columnas divididas para fechas, números de serie, así como registros de débito o crédito. Algunas organizaciones mantienen diarios especializados, como diarios de compras o diarios de ventas, que solo registran tipos específicos de transacciones.
A pesar de los avances en la tecnología de software, siempre será necesario registrar transacciones no rutinarias en revistas generales, como ventas de activos, deudas incobrables y depreciación.
Una vez que se registra una transacción en un diario general, los montos se contabilizan en las cuentas correspondientes, tales como cuentas por cobrar, equipos y transacciones en efectivo.
Libros mayores
Un libro mayor es un libro o archivo que los contables usan para registrar todas las cuentas relevantes. El libro mayor registra cinco elementos contables destacados: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos. Cada cuenta es una mesa en forma de T de dos columnas. El contador generalmente coloca el título de la cuenta en la parte superior de la "T" y registra las entradas de débito en el lado izquierdo y las entradas de crédito a la derecha. El libro mayor a veces muestra columnas adicionales para detalles como la descripción de la transacción, la fecha y el número de serie. Las transacciones de los diarios generales se registran en las cuentas del libro mayor, luego se calculan los saldos y se transfieren del libro mayor a un saldo de prueba.
Consideraciones Especiales
Hoy en día, la mayoría de las organizaciones utilizan software para registrar transacciones en libros mayores y diarios generales, lo que ha simplificado drásticamente estas actividades básicas de mantenimiento de registros. De hecho, la mayoría del software de contabilidad mantiene un repositorio central donde puede registrar el libro mayor y las entradas de diario. Sin embargo, los avances tecnológicos hacen que sea más fácil y menos tedioso registrar transacciones, y no necesita mantener cada libro de cuentas por separado. Es posible que la persona que ingresa datos en cualquier módulo del software de contabilidad o contabilidad de su empresa ni siquiera conozca estos repositorios. En muchas de estas aplicaciones de software, la persona que ingresa los datos solo necesita hacer clic en un menú desplegable para ingresar una transacción en un libro mayor o diario.
