Todos somos bombardeados con tanto papel que puede ser difícil atravesarlo todo a veces. Entre el correo basura, los recibos y los documentos financieros que recopilamos, puede parecer un poco ridículo guardar el papeleo que sentimos que realmente nunca necesitamos. Y considerando el cambio a la banca en línea, ¿no es hora de renunciar a ese viejo sistema de caja de zapatos de mantenimiento de registros?
Si bien es posible que no necesite ese antiguo sistema de archivo, en realidad puede llegar un momento en que necesite sus antiguos extractos bancarios. Estas declaraciones representan la actividad que tiene lugar dentro de su cuenta bancaria: una cuenta corriente, de ahorro u otro tipo de cuenta mantenida en su (s) institución (es) financiera (s). Siga leyendo para obtener más información sobre cuánto tiempo necesitará guardar sus declaraciones y por qué.
Para llevar clave
- Los extractos bancarios deben conservarse en copia impresa o en formato electrónico durante un año, después de lo cual pueden triturarse. Mantener estados de cuenta bancarios es ideal para verificar la actividad de débito y crédito, para proteger contra el robo de identidad y para demostrar ingresos. Los bancos permiten a los clientes acceder a los extractos bancarios en línea durante al menos un año.
¿Cuánto tiempo debe guardar sus declaraciones?
Razones para guardar declaraciones
Además de tener registros de compras, pagos de facturas y depósitos de nómina, el mantenimiento de extractos bancarios antiguos ofrece una serie de beneficios. La actividad de la cuenta bancaria debe revisarse periódicamente para ver casos de robo de identidad y fraude con tarjetas de débito. Mantener declaraciones proporciona la verificación de la actividad ilícita que se puede utilizar para recuperar los daños.
También puede usar extractos bancarios para verificar ingresos y actividad de transacciones, como contribuciones caritativas y gastos comerciales que pueda necesitar para las declaraciones de impuestos. Los estados de cuenta bancarios que confirman grandes compras o pagos también pueden valer la pena. Puede triturar los recibos del cajero automático (ATM) una vez que los concilie con los registros de su cuenta. Del mismo modo, los recibos de depósito y retiro se pueden triturar una vez que se verifican las transacciones con el estado de cuenta mensual.
Declaraciones en línea versus copias impresas
Mantener copias impresas de los extractos bancarios es menos necesario que en el pasado dada la disponibilidad de información de la cuenta en línea. Muchos bancos e instituciones financieras mantienen estados de cuenta mensuales en línea durante cinco años o más a los que se puede acceder a través de sus plataformas bancarias en línea. Las declaraciones detalladas a menudo vienen en formatos fácilmente imprimibles, y la información resumida de la transacción está frecuentemente disponible para descargar de forma gratuita.
También es posible que pueda obtener resúmenes en papel de su banco desde hace varios años. Algunos bancos cobran una tarifa de búsqueda y / o impresión por este servicio, ya que no se puede hacer a nivel de sucursal. En cambio, las declaraciones anteriores se imprimen y preparan en una oficina administrativa.
Por seguridad, es mejor guardar cualquier extracto bancario impreso en una caja fuerte a prueba de fuego en un lugar seguro. Las declaraciones electrónicas deben mantenerse en un archivo protegido con contraseña.
Las declaraciones impresas deben guardarse en un lugar seguro e incombustible al que se pueda acceder fácilmente.
Triturar documentos
Debido a que muchos documentos diferentes tienen diferentes requisitos para la eliminación, puede parecer más fácil guardar todo para siempre, incluidos los extractos bancarios. Sin embargo, conservar algunos documentos indefinidamente no es la mejor práctica, principalmente debido a la posibilidad de que los ladrones de identidad los consigan.
Otros documentos que debe destruir después de un cierto período de tiempo incluyen los siguientes:
- Estados de cuenta de la tarjeta de crédito: guárdelos durante 60 días a menos que incluyan gastos relacionados con los impuestos. En estos casos, guárdelos durante siete años. Recibos de pago: combínalos con tu W-2 y luego destrúyelos. Facturas de servicios públicos: consérvelas durante un máximo de un año. Declaraciones de impuestos y recibos de impuestos: al igual que los extractos de tarjeta de crédito relacionados con impuestos, consérvelos en el archivo durante siete años. Pólizas de seguro de casa y automóvil: triture las antiguas cuando reciba nuevas pólizas. Declaraciones de hipoteca y mejoras para el hogar: triture estos cuando venda la casa.
Cómo triturar tus documentos
Cuando esté listo para deshacerse de sus estados de cuenta bancarios, asegúrese de destruirlos. Simplemente partirlos por la mitad, no va a impedir que los ladrones de identidad junten su información personal. Si tiene una trituradora, puede hacerse cargo de esto usted mismo. De lo contrario, es posible que deba contratar un servicio, especialmente si tiene una gran cantidad de documentos. Además, consulte con su banco. Muchos ofrecerán servicios de trituración a los clientes sin cargo.
