Para una pequeña empresa con pocas transacciones, el dueño de una empresa inteligente puede usar Excel como un sustituto del software de contabilidad. Excel tiene todas las herramientas necesarias para crear y mantener un libro mayor, pero requiere una comprensión sólida de la contabilidad básica y atención al detalle. Para los propietarios de negocios que no estén seguros de si están listos o tienen los recursos para invertir en software de contabilidad, Excel puede ser un buen lugar para comenzar a mantener registros contables hasta que se compre el software de contabilidad.
Usando Excel como un libro mayor
Una configuración simple de mantenimiento de registros primero debe incluir columnas para la fecha de la transacción, la descripción de la transacción y un número de referencia, como una factura o un número de cheque. Las siguientes columnas enumerarán cada una de las cuentas que se utilizarán durante el año. Se debe pensar cuidadosamente en la selección de cuentas, ya que será difícil regresar y hacer cambios más tarde. De izquierda a derecha, las primeras cuentas enumeradas deben ser cuentas del estado de resultados, comenzando con los ingresos y terminando con los gastos. Luego estarán las cuentas de activos, luego las cuentas de pasivos y, por último, las cuentas de patrimonio.
El libro mayor utiliza la contabilidad de doble entrada para realizar un seguimiento de todas las transacciones de la compañía, y es importante tener una comprensión sólida de este concepto antes de comenzar a usar Excel como un libro mayor.
¿Qué es la contabilidad de doble entrada?
Si se trata de una empresa nueva, la primera transacción probablemente será el capital invertido en la empresa. Como ejemplo, digamos que una empresaria llamada Jane decide abrir una tienda de máquinas. Ella tiene $ 750, 000 de ahorros para comenzar el negocio y abre una cuenta corriente comercial con los fondos.
Utilizando conceptos de contabilidad de doble entrada, Jane sabe que esta transacción aumentará la cuenta de efectivo de la compañía (la entrada de débito) y se compensará con un aumento en la cuenta de patrimonio del propietario (la entrada de crédito). En este sistema Excel, todas las entradas de débito deben registrarse como valores positivos, mientras que todas las entradas de crédito deben registrarse con valores negativos.
En este ejemplo, Jane debe ingresar la fecha de la transacción y una descripción como “inversión de capital” en la primera línea de la hoja de cálculo. Luego colocará una entrada positiva de $ 750, 000 en la columna de la cuenta de "efectivo" de la hoja de cálculo, y una entrada negativa de $ 750, 000 en la columna de la cuenta de "patrimonio del propietario" de la hoja de cálculo. Para verificar los números, Jane debe usar una fórmula de Suma para asegurarse de que todas las entradas en cada fila sumen cero dólares.
A partir de ahí, Jane continuará ingresando una línea para cada transacción. Si ella compra equipo con el efectivo de la compañía, Jane ingresará una transacción para mostrar un débito, o una entrada positiva, en la columna de la cuenta de "equipo" y un crédito, o una entrada negativa, en la columna de la cuenta de "efectivo". Si vende servicios de mecanizado a un cliente, registraría un crédito en la cuenta de "ingresos" y un débito en una cuenta de "capital".
Finalmente, el total de cada columna de cuenta debe sumarse en la parte inferior de la hoja de cálculo. La suma de todas las cuentas de ingresos se puede sumar para calcular el ingreso neto actual. Se pueden configurar otras columnas según sea necesario para calcular, por ejemplo, activos totales, pasivos totales y patrimonio total.
