¿Qué es un plan no responsable?
Un plan no responsable es una forma de proporcionar a los empleados una asignación para gastos comerciales o viajes que no necesitan justificarse ante un empleador. El dinero proporcionado a los empleados en un plan no contable se considera ingreso imponible y debe aparecer en el formulario W-2 de un empleado. También conocido como plan de asignación, los planes no responsables difieren de los planes responsables en que este último requiere que los empleados proporcionen una contabilidad adecuada para recibir el reembolso. Dado que el dinero recibido por los empleados bajo un plan contable es para el reembolso del dinero gastado en gastos relacionados con el negocio, no está sujeto a impuestos.
Desglosando el plan no responsable
Si bien el dinero otorgado a los empleados en virtud de un plan no responsable debe gastarse en gastos comerciales, como viajes, comidas o entretenimiento, el destinatario puede gastarlo de la forma que elija. Por ejemplo, si un empleador le diera a un empleado $ 500 para cubrir el costo de las comidas durante un viaje de negocios, bajo un plan no responsable, el empleado podría comer alimentos baratos por cada comida y ahorrar. En lo que respecta al Servicio de Impuestos Internos (IRS), es una compensación que se paga además del sueldo o salario. Como tal, se grava como ingreso. Los empleadores pueden usar un plan no responsable para algunos gastos y un plan responsable para otros gastos.
Plan no responsable: gastos e impuestos
Cualquier desembolso en gastos relacionados con el negocio en un plan no responsable puede ser reclamado como una deducción detallada miscelánea por el destinatario en su Formulario 1040. Dichos gastos están sujetos a una limitación del 2% que dicta que los declarantes que detallen solo pueden deducir la parte de los gastos que exceda el 2% de su Ingreso Bruto Ajustado (AGI).
Según las reglas del IRS, los gastos deben ser "ordinarios y necesarios" para ser deducibles, de lo contrario, el IRS puede negarlos o considerarlos "lujosos" y tampoco permitirlos, aunque esto rara vez se aplica. En el contexto de los planes no responsables, "ordinario y necesario" tiene una definición más laxa según el contexto. "Ordinario" simplemente significa algo que normalmente se necesita en la operación de un negocio. "Necesario" simplemente significa que un artículo es apropiado y útil en la operación de un negocio. Para obtener más información, consulte el número 514 del IRS: Gastos comerciales de los empleados.
Plan no responsable versus plan responsable
En un plan responsable, el empleado debe corroborar cuál fue el gasto y para qué fue, cuánto fue y en qué se incurrió al hacer negocios para la empresa. Los gastos contables del plan no se consideran ingresos imponibles. Cualquier adelanto no utilizado debe devolverse a la empresa de manera oportuna (según lo especificado por el IRS).
