¿Cuáles son los costos reembolsables de su bolsillo?
Los costos de desembolso reembolsables son cosas que un empleado paga por adelantado y luego son pagados por su compañía. Estos son a menudo gastos relacionados con el trabajo, aunque a veces las compañías de seguros requieren que los clientes a quienes cubren paguen por adelantado y luego los devuelvan.
Para llevar clave
- Los costos de desembolso reembolsables son cosas que paga con su propio dinero, y luego alguien le devuelve el dinero. A menudo son pagados por empleados que viajan y necesitan bienes y servicios relacionados con el trabajo mientras están de viaje. Las compañías de seguros también a veces requieren que sus clientes paguen por adelantado y luego les reembolsen.
Comprender los costos reembolsables de su bolsillo
Por ejemplo, si un vendedor conduce a múltiples ubicaciones cada día para visitar a los clientes cara a cara, la cantidad gastada en gas es un gasto reembolsable. A veces, incluso el desgaste causado por el exceso de millas en un automóvil personal que se utiliza para el trabajo se devolverá a un empleado. Todo depende de la política de la empresa. Un empleado puede registrar el millaje y / o los costos de la gasolina y presentar comprobantes para contabilizar el pago, o puede optar por usar la deducción al presentar los impuestos del próximo año.
Los costos de desembolso reembolsables también pueden ocurrir al viajar. Si parte del trabajo de una persona implica subirse a un avión y asistir a conferencias durante todo el año, los gastos como alimentos, hoteles, pasajes aéreos, propinas, etc. a menudo son reembolsables. Algunas compañías optan por no pagar las bebidas alcohólicas; de nuevo, es una cuestión de política.
Otra situación que a menudo requiere compras de trabajo de bolsillo es cuando alguien trabaja desde casa, todos los días o algunos días a la semana. Por lo general, un teletrabajador simplemente ingresa a la tienda de suministros de oficina local para comprar artículos como cartuchos de impresión, papel, accesorios de computadora, etc. o descarga las aplicaciones necesarias en línea si una empresa no las proporciona a través de una red conectada y la ayuda de TI. Nuevamente, estos costos son reembolsables a menos que un empleado decida usarlos como deducciones en los impuestos del próximo año. Cuando una empresa reembolsa a los empleados, puede deducir todos los costos como gastos comerciales sin ningún impacto en los impuestos de un individuo.
Para los gastos médicos, las compañías de seguros a menudo tratan con médicos o proveedores de servicios directamente para manejar el pago, pero ocasionalmente, las pólizas de seguro requerirán que la persona cubierta pague el producto o servicio por adelantado y luego presente un recibo para el reembolso.
Los empleados deben mantener registros diarios exactos de los gastos y proporcionar recibos en formularios proporcionados por sus compañías o en línea y entregados al departamento de contabilidad en un horario predeterminado. Se debe registrar todo el kilometraje, incluidas las lecturas del odómetro, las fechas y los lugares. Sin embargo, las millas de trayecto no son reembolsables.
En muchos casos, es beneficioso y más fácil para ambas partes si un empleador paga los gastos con anticipación. Puede ahorrar tiempo de contabilidad y evitar que un empleado tenga que gastar dinero personal en negocios cuando podría ser una dificultad.
Otra forma en que las empresas manejan los gastos es proporcionando una tarjeta de crédito corporativa a su nombre, y el saldo se paga directamente a los comerciantes.
Un costo de bolsillo reembolsable para un representante de ventas podría ser la factura de un restaurante por cortejar a un cliente potencial o el costo del combustible para conducir a un curso de ventas en una ciudad vecina. La mayoría de las compañías tienen pautas para ayudar a los empleados a determinar qué gastos se consideran gastos de bolsillo reembolsables y cuáles no. Por lo general, los empleados deberán conservar los recibos y dar explicaciones detalladas de sus compras.
