Enterprise Resource Planning (ERP) es una metodología orientada a procesos que integra sistemas utilizados en diferentes departamentos de una empresa, permitiendo un flujo de información fácil y uniforme bajo controles definidos, ayudado por el uso de aplicaciones de software y mejores prácticas definidas.
Este artículo describe las herramientas utilizadas en ERP y sus características para las diversas funciones que atienden. Para comprender mejor las herramientas, comencemos con los requisitos funcionales.
¿Qué se necesita de un sistema ERP?
Cualquier sistema ERP básicamente necesita cumplir los siguientes requisitos funcionales.
- Debe ser un sistema unificado, con aplicaciones e interfaces fáciles de usar, que funcione sin problemas en varios departamentos con el acceso controlado necesario Una base de datos común (o bases de datos múltiples pero compartidas) accesible a través de diferentes aplicaciones Servicios de búsqueda e informes para generar informes basados en varios parámetros (como "todos los pedidos no enviados hasta ayer en la categoría 'juguetes'") Escalabilidad, personalización y fácil integración de módulos ad hoc, según sea necesario
Las herramientas que cumplen los requisitos de ERP:
Para satisfacer las necesidades de los requisitos funcionales mencionados anteriormente, las siguientes herramientas y aplicaciones se integran obligatoriamente en el sistema ERP.
El almacenamiento de datos y la gestión de la información con flujo de trabajo establecido en diferentes departamentos y funciones son la columna vertebral de cualquier sistema ERP. Hay múltiples soluciones y herramientas disponibles para el almacenamiento de datos, que incluyen bases de datos relacionales de compañías como Oracle, Sybase, DB2 y ofertas gratuitas de código abierto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Otras herramientas de administración de información pueden incluir Content Management Systems (CMS) y aplicaciones de repositorio.
Dependiendo de la industria y las funciones requeridas, se debe seleccionar una adecuada. Un fabricante puede encontrar que una base de datos transaccional como Oracle o MySQL es más relevante a medida que los datos basados en transacciones se mueven a través de diferentes estados (desde la fabricación hasta el inventario, desde la captura de pedidos hasta la venta y el estado del suministro). Por otro lado, una compañía de redacción de contenido en línea puede encontrar un sistema de repositorio CMS con control de versiones que se ajuste mejor a sus necesidades.
La base de datos o el repositorio puede ser centralizado o múltiple con flujo de datos automático de una base de datos a otra. El flujo de trabajo definido garantiza el movimiento continuo de datos. Las bases de datos se pueden alojar de forma local o remota, o incluso en la nube.
· Aplicaciones e interfaces con control de permisos adecuado:
El almacenamiento y la gestión de datos requieren acceso de solo lectura o edición para procesar los datos. Una vez que se fabrican los artículos, deben marcarse como inventario listo. El departamento de gestión de existencias lo actualiza como listo para la venta. Después de una compra, el artículo debe actualizarse al estado vendido y así sucesivamente. Para lograr esto, las aplicaciones e interfaces fáciles de usar forman parte integral de cualquier sistema ERP que también tenga controles y permisos definidos. Por ejemplo, una vez que un artículo se marca como vendido, solo los operadores del departamento de logística deberían poder actualizarlo más, mientras que los del departamento de fabricación o de inventario deberían tener acceso de solo lectura.
Del mismo modo, para una herramienta ERP de redacción de contenido, una vez que un escritor envía el contenido al editor para su revisión, solo el editor debe poder modificarlo, para evitar cualquier duplicación y conflictos de contenido.
Para permitir que se incorporen dichos controles, aplicaciones e interfaces basados en permisos, cualquier solución ERP que pueda estar basada en un navegador, instalaciones de escritorio o tabletas / aplicaciones móviles. Un equipo de fabricación en una ubicación fija preferirá una interfaz basada en escritorio, mientras que un equipo de ventas en constante movimiento se beneficiará de una interfaz basada en navegador o aplicación móvil.
Un sistema ERP se compone de múltiples módulos y repositorios de datos donde las actualizaciones y acciones de datos siguen una secuencia definida lógicamente en función de las necesidades del negocio. Esto constituye el flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede considerarse como la mente que controla las diversas funciones del cuerpo (flujo de sangre, aire, alimentos y otros suministros, movimiento de partes del cuerpo, etc.). Un flujo de trabajo claramente definido con acceso apropiado en varios niveles es la parte necesaria de cualquier solución ERP.
Las herramientas de uso común implementadas dentro del marco ERP incluyen Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
La generación de informes a nivel de gestión, departamento, equipo o nivel individual es otro requisito importante para un sistema ERP. Por lo general, está disponible en forma de panel de control (con una vista de datos en tiempo real, que muestra información como pedidos recibidos pero aún no enviados, pagos fallidos de la última semana, etc.) o informes personalizables generados en palabras o datos comunes. Edición de aplicaciones como hojas de cálculo.
La mayoría de las herramientas y paneles de informes funcionan en tiempo real (o con un retraso de tiempo mínimo). Al igual que las aplicaciones utilizadas por los departamentos para las actualizaciones de datos, estas herramientas de informes / vistas de panel están disponibles como instalaciones de escritorio o basadas en el navegador. También incluyen funciones de informes al final del día que ofrecen el envío por correo electrónico de informes con cuadros / gráficos / tablas como archivos adjuntos de Microsoft Excel o Word.
· Herramientas de comunicación:
Dentro de cualquier sistema que funcione en varios departamentos, la comunicación es obligatoria. Los sistemas ERP facilitan esto al ofrecer herramientas para la generación automática de correo basada en acciones, mensajería instantánea, chat o funciones generales de transmisión a nivel individual y grupal. Digamos que una vez que un pedido se marca como "Listo para enviar", se debe activar un envío automático al departamento de logística para iniciar el proceso de envío; O si la cocina de una pizzería ha desarrollado un problema, se puede enviar un mensaje de difusión general a todos los demás departamentos para que dejen de recibir más pedidos.
Se incorporan más funciones de mensajería instantánea (como las de Lync, Chatter o Yammer) para permitir una comunicación fácil e instantánea.
Además de las herramientas anteriores que son una parte integral de cualquier sistema ERP, hay otras adicionales que se pueden integrar según sea necesario:
Se pueden integrar muchas herramientas analíticas dentro del sistema ERP para inteligencia empresarial, análisis predictivo, minería de datos y análisis relacionados. Estas herramientas analíticas se utilizan para obtener información valiosa para crear decisiones comerciales estratégicas basadas en los datos disponibles (como el seguimiento del comportamiento del consumidor en torno a las compras navideñas, resultados comparativos para productos en estantes de color rojo que tienen más ventas que aquellos en estantes de color azul, etc.)
· Herramientas de asignación de recursos y programación de tareas:
Los sistemas ERP también pueden integrar herramientas para asignar recursos entre departamentos y tareas (para industrias intensivas en mano de obra). Estas herramientas funcionan según el principio simple del tiempo definido que toma una tarea / proyecto contra el cronograma de disponibilidad de recursos. Al finalizar la tarea, al recurso se le asigna automáticamente una nueva tarea que coincida con sus habilidades, o se coloca en un grupo para la próxima asignación. Las herramientas tienen funcionalidad para la intervención manual a nivel de supervisor en caso de que una tarea se retrase. Los beneficios incluyen una visibilidad clara sobre la carga de trabajo actual y futura, la utilización óptima de los recursos, la exploración de posibilidades de automatización, etc.
· Otras características adicionales: los sistemas ERP pueden integrar módulos para la gestión de recursos humanos, gestión de proyectos, sistemas de seguimiento de tiempo, gestión de documentos, etc., según las necesidades del negocio. Hay una gran cantidad de herramientas disponibles específicas para cada industria y tipo de función, y los proveedores de ERP brindan su asistencia a los clientes interesados en seleccionar la mejor opción. Internet siempre está disponible para autoayuda para obtener la información requerida.
La línea de fondo:
ERP es un marco complejo para implementar y generalmente necesita un proveedor dedicado para la implementación. Dos grandes cuellos de botella identificados con las implementaciones de ERP son los altos costos y el incumplimiento de las mejores prácticas. Si bien el costo puede mitigarse en cierta medida mediante la valoración cuidadosa de diferentes proveedores y la evaluación de herramientas gratuitas de código abierto, el otro desafío de las fallas debido a la falta de adherencia a las mejores prácticas puede mitigarse mediante una capacitación enfocada para los empleados. Una evaluación adecuada en las etapas iniciales, asociarse con proveedores con la experiencia adecuada y tener claros los requisitos desde el principio ayudará a una implementación eficiente y exitosa de las herramientas ERP. (Para lecturas relacionadas, consulte "Estudios de caso de planificación exitosa de recursos empresariales")
