¿Qué son las cuentas por pagar?
Estrictamente definido, el término comercial "cuentas por pagar" se refiere a un pasivo, en el que una empresa debe dinero a uno o más acreedores. Algunas personas creen erróneamente que las cuentas por pagar se refieren a los gastos de rutina de las operaciones principales de una empresa, sin embargo, esa es una interpretación incorrecta del término.
El saldo de las cuentas por pagar de una empresa es un punto de datos estadísticos comunes incluido en el informe de gastos que se estudia al revisar los estados financieros generales de una empresa. Por lo tanto, las cuentas por pagar son una medida crítica para analizar cuando una empresa está en consideración para una posible actividad de fusión o adquisición. Los gastos de una empresa también se incluyen en los estados financieros de una empresa. Y aunque las cuentas por pagar y los gastos están ciertamente relacionados entre sí, son conceptos esencialmente independientes.
Cuenta de responsabilidad versus cuenta de gastos
La mejor manera de distinguir entre pasivos y gastos es analizando acciones pasadas versus futuras. Cuando los pasivos son aquellas obligaciones que aún no se han pagado, los gastos son obligaciones que ya se han pagado en un esfuerzo por generar ingresos.
Los pasivos se muestran en el balance de una empresa, que muestra una instantánea clara y fácil de entender de la situación financiera de una empresa para una fecha específica. Se registran tradicionalmente en el libro mayor de "cuentas por pagar" en el momento en que se acredita el pago de una factura. "Vouched" (también conocido como "vouchered") significa que se aprobó una factura para el pago y se ha registrado en el libro mayor como un pasivo pendiente, donde la transacción de pago todavía está en proceso. Estas cuentas por pagar a menudo se denominan "cuentas por pagar comerciales".
Las cuentas de pasivos incluyen intereses adeudados por préstamos de acreedores, conocidos como "intereses pagaderos", así como cualquier obligación tributaria acumulada por una empresa, que se conoce como "impuestos pagaderos".
La deuda con los acreedores generalmente debe pagarse dentro de un período de 30 días o menos. Lo más importante, estos pagos no implican un pagaré. Por otro lado, las obligaciones hipotecarias no se agruparían con las cuentas por pagar porque de hecho vienen con un pagaré adjunto. Por esta razón, las obligaciones hipotecarias se incluyen en "pagarés", que se clasifica como una categoría de gastos separada.
Los "gastos" se muestran en el estado de resultados de una empresa, que detalla los ingresos y gastos, para transmitir los ingresos netos durante un período determinado. Un ejemplo de una transacción de gastos sería cualquier costo incurrido mientras un vendedor intenta generar ingresos en un viaje de red. Estos gastos pueden incluir alojamiento, cenas con clientes, alquiler de autos, gasolina, suministros de oficina y materiales multimedia utilizados para presentaciones.
Medidas de seguimiento logístico
No es sorprendente que realizar un seguimiento de las cuentas por pagar puede ser una tarea compleja y onerosa. Por esta razón, las empresas suelen emplear contables y contadores que a menudo utilizan software de contabilidad avanzado para controlar las facturas y el flujo de dinero saliente. Estas responsabilidades de seguimiento se vuelven exponencialmente más complicadas con las grandes empresas que tienen múltiples líneas de negocios, y con los grandes fabricantes de productos que producen numerosas unidades de mantenimiento de existencias (o SKU). Para tales entidades, el personal de contabilidad depende cada vez más del uso de soluciones especializadas de automatización de Cuentas por Pagar, a menudo denominadas "ePayables" para simplificar los procesos al automatizar los elementos en papel y manuales asociados con la coordinación de las facturas de una organización.
