Muchas empresas ofrecen algún tipo de plan de jubilación calificado y, al hacerlo, caen bajo las pautas de gobierno de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados de 1974 (ERISA). ERISA establece pautas y estándares mínimos diseñados para proteger a los empleados de empresas del sector privado que participan en planes de beneficios de jubilación y asistencia social. Las empresas que administran un plan de jubilación calificado que no cumplen totalmente con ERISA podrían estar sujetas a costosas sanciones.
Si su plan de jubilación de empleados proporciona un ingreso de jubilación futuro o permite a los empleados diferir las ganancias para la jubilación, entonces es un plan ERISA. Como empleador que proporciona estos beneficios del plan ERISA, ERISA también lo considera un fiduciario designado que asume la responsabilidad de administrar estos planes y, de la misma manera, la responsabilidad en caso de que sus planes no cumplan con las pautas y estándares establecidos por ERISA.
Obteniendo cumplimiento con ERISA
El cumplimiento de los requisitos de cumplimiento de ERISA no tiene que ser excesivamente pesado. Si bien hay muchos requisitos, un buen administrador externo (TPA) puede asumir gran parte de la carga. Muchos de los requisitos dependen del calendario y requieren la presentación de formularios dentro de plazos específicos. Estas fechas límite forman una lista de verificación que puede ser administrada por un TPA o un miembro del personal de recursos humanos. Se deben cumplir otros requisitos de manera ad hoc según lo exijan las circunstancias.
Lista de verificación del calendario ERISA
La administración de planes 401 (k) implica realizar ciertas tareas de cumplimiento de ERISA de acuerdo con un cronograma anual. Estas son las tareas más comunes que deberían formar parte de las listas de verificación de la mayoría de las empresas.
Primer trimestre del año del plan: Proporcione declaraciones de beneficios del cuarto trimestre a los participantes del plan a más tardar 45 días después del final del trimestre. Haga contribuciones del empleador del año anterior para que una deducción de impuestos cuente en el año anterior.
Segundo trimestre: Proporcione declaraciones de beneficios del primer trimestre a los participantes del plan. Distribuya los aplazamientos excesivos realizados en 2015 por encima del límite de la Sección 402 (g) del IRC. Para los participantes del plan que cumplen 70 años y medio de edad en el año anterior, distribuya las Distribuciones mínimas requeridas (RMD) del primer año.
Tercer trimestre: proporcionar declaraciones de beneficios del segundo trimestre. Presente el Formulario 5500 para el año anterior o el Formulario 5558 para una extensión de 2.5 meses. Si el documento del plan se modificó durante el año anterior, distribuya una nueva Descripción resumida del plan a los participantes del plan. Distribuya un Informe anual resumido del año anterior a los participantes del plan.
Cuarto trimestre: proporcionar declaraciones de beneficios del tercer trimestre. Envíe avisos aplicables a los participantes, incluyendo cuotas o cambios a un plan 401 (k) de puerto seguro, Alternativa de inversión predeterminada calificada (QDIA) o inscripción automática. Corrija cualquier falla de la prueba ADP / ACP y pague un impuesto especial del 10%.
Requisitos ERISA en curso
Algunos requisitos de ERISA están en curso como parte de la administración del plan o activados por eventos.
Adhesión al documento del plan: asegúrese de que la administración del plan se adhiera continuamente a los términos del documento del plan. El IRS considera que cualquier falla en seguir estrictamente los términos del documento del plan es un defecto operativo que, si no se soluciona, puede resultar en la descalificación del plan.
Divulgación de la tarifa anual del participante: Todos los empleados elegibles del plan, los empleados despedidos y los beneficiarios con un saldo de cuenta deben recibir una divulgación de la tarifa del participante cada 12 meses.
Aviso de cambio de plan: los participantes deben ser notificados de cualquier cambio en el plan de 30 a 90 días antes de la fecha de vigencia del cambio.
Oportunidad de inscripción: todos los empleados que hayan cumplido los requisitos de edad y servicio del plan deben tener la oportunidad de inscribirse. Deben recibir todos los formularios e instrucciones necesarios junto con una Descripción resumida del plan y los avisos aplicables de los participantes.
Cumplimiento de préstamos: Asegúrese de que los préstamos pendientes se reembolsen de acuerdo con los términos de la política del plan y el pagaré de los prestatarios.
Depósitos oportunos: asegúrese de que los aplazamientos de los empleados y los pagos de préstamos se depositen a tiempo, generalmente al mismo tiempo que los depósitos de impuestos sobre la nómina.
Realizar tareas de limpieza trimestrales: retirar los saldos de cuentas pequeñas para los empleados despedidos. Procese los impagos de préstamos y use cualquier pérdida no asignada.
Aunque la mayoría de estos requisitos pueden ser gestionados por un TPA, el patrocinador del plan del empleador tiene el deber fiduciario de garantizar que se cumplan y se realicen correctamente.
