¿Qué es un libro de caja?
Un libro de caja es un diario financiero que contiene todos los recibos y desembolsos de efectivo, incluidos los depósitos y retiros bancarios. Las entradas en el libro de caja se publican en el libro mayor.
Para llevar clave
- Un libro de caja es una subsidiaria del libro mayor en el que se registran todas las transacciones de efectivo durante un período. El libro de caja se registra en orden cronológico y el saldo se actualiza y verifica de forma continua. Hay tres tipos comunes de libros de caja: columna simple, columna doble y columna triple.
Libro de pago
Cómo se usa un libro de caja
Se establece un libro de caja como una subsidiaria del libro mayor en el que todas las transacciones de efectivo realizadas durante un período contable se registran en orden cronológico. Las organizaciones más grandes generalmente dividen el libro de caja en dos partes: el diario de desembolso de efectivo que registra todos los pagos en efectivo y el diario de recibos de efectivo, que registra todo el efectivo recibido en el negocio.
El diario de desembolso de efectivo incluiría elementos tales como pagos realizados a proveedores para reducir las cuentas por pagar, y el diario de recibos de efectivo incluiría elementos tales como pagos realizados por clientes en cuentas por cobrar pendientes o ventas en efectivo.
Libro de caja versus cuenta de caja
Un libro de caja y una cuenta de caja difieren de varias maneras. Un libro de caja es un libro separado en el que se registran las transacciones en efectivo, mientras que una cuenta de efectivo es una cuenta dentro de un libro mayor. Un libro de caja sirve tanto para el diario como para el libro mayor, mientras que una cuenta de efectivo está estructurada como un libro mayor. Los detalles o la narración sobre la fuente o el uso de los fondos se requieren en un libro de caja pero no en una cuenta de caja.
Existen numerosas razones por las cuales una empresa puede registrar transacciones utilizando un libro de caja en lugar de una cuenta de caja. Los saldos de efectivo diarios son fáciles de acceder y determinar. Los errores se pueden detectar fácilmente a través de la verificación, y las entradas se mantienen actualizadas ya que el saldo se verifica diariamente. Con las cuentas de efectivo, los saldos generalmente se concilian al final del mes posterior a la emisión del estado de cuenta mensual.
Grabación en un libro de caja
Todas las transacciones en el libro de caja tienen dos lados: débito y crédito. Todos los recibos de efectivo se registran en el lado izquierdo como débito, y todos los pagos en efectivo se registran por fecha en el lado derecho como crédito. La diferencia entre los lados izquierdo y derecho muestra el saldo de efectivo disponible, que debería ser un saldo deudor neto si el flujo de efectivo es positivo.
El libro de caja se configura en columnas. Hay tres versiones comunes del libro de caja: columna simple, columna doble y columna triple. El libro de caja de una sola columna muestra solo recibos y pagos de efectivo. El libro de caja de doble columna muestra recibos de efectivo y pagos, así como detalles sobre transacciones bancarias. El libro de caja de tres columnas muestra todo lo anterior más información sobre descuentos de compra o venta.
Un libro de caja típico de una sola columna tendrá los encabezados de columna: fecha, descripción, referencia (o número de folio) y cantidad. Estos encabezados están presentes tanto para el lado izquierdo que muestra los recibos como para el lado derecho que muestra los pagos. La columna de fecha es la fecha de la transacción.
Debido a que el libro de caja se actualiza continuamente, la transacción lo hará en orden cronológico. En la columna de descripción, el contador escribe una breve descripción o narración de la transacción. En la columna de folio de referencia o libro mayor, el contador ingresa el número de cuenta para la cuenta del libro mayor relacionado. El monto de la transacción se registra en la columna final.
