Sus clientes utilizarán la información en su W-9 para poner su nombre, nombre comercial, dirección y número de identificación de contribuyente (TIN) en el 1099-MISC que presentan sobre usted. Le enviarán una copia de 1099-MISC al IRS y otra copia a fines de enero, después del final del año fiscal.
Otras circunstancias por las cuales se le puede pedir que complete un formulario W-9 incluyen:
- ciertas transacciones de bienes inmuebles, pago de intereses hipotecarios, adquisición o abandono de propiedad asegurada, cancelación de contribuciones de deuda a un acuerdo de retiro individual (IRA)
(Para obtener más información sobre sus usos, y cuándo debe cuestionar tener que firmar uno, lea El propósito del formulario W-9 ).
Instrucciones paso a paso
El Formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más fáciles de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Te guiaremos por la forma correcta de completarlo.
Paso 1: Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos. Fácil, verdad?
Paso 2: Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de "entidad desatendida", si es diferente del nombre que ingresó para el paso 1. Por ejemplo, puede ser un propietario único, pero para fines de marketing, no utiliza su nombre personal como su Nombre del Negocio; en cambio, estás "haciendo negocios como" algún otro nombre. Entrarías ese nombre aquí. En cuanto a la parte de la entidad desatendida, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. El tipo de entidad desatendida más común es una compañía de responsabilidad limitada de un solo miembro.
Paso 3: ¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación de impuestos federales: empresa unipersonal, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u "otro"? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, probablemente sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar una gran cantidad de papeleo para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4: exenciones. Es probable que deje estos cuadros en blanco. Aquí hay un par de excepciones:
1. Los beneficiarios que están exentos de la retención adicional, como las corporaciones (en la mayoría de los casos), pueden necesitar ingresar un código en la casilla "Código de beneficiario exento". Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los cuales se deben usar estos códigos. Las empresas que llenan un formulario W-9 para recibir intereses o pagos de dividendos, por ejemplo, ingresarían el código "5".
2. Los beneficiarios que están exentos de informar en virtud de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA) pueden necesitar ingresar un código en el cuadro "Exención del código de informe de FATCA". Ninguno de estos cuadros se aplicará al típico contratista independiente o profesional independiente.
Paso 5: proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente a la de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Use la dirección que usará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos utilizando su dirección particular, ingrese su dirección particular en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su formulario 1040.
Paso 6: en este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién le proporcionó su número de identificación fiscal.
Paso 7: El IRS llama a esta sección Parte I, que debe hacer que se pregunte cuáles fueron todos esos pasos que acaba de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su número de Seguro Social (SSN) individual si es un propietario único o su número de identificación de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el formulario W-9. Una vez más, hacerlo hará que sea más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que archivará bajo su SSN.
¿Qué pasa si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Aún puede completar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir "solicitado" en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a una retención adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención de respaldo.
Paso 8: En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar como verdaderas, bajo pena de perjurio:
La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención adicional. Si no tiene idea de qué está hablando el IRS aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS lo habrá notificado, y la compañía que le paga debe saberlo porque está obligado a retener el impuesto sobre la renta de su pago a una tasa fija del 24% y enviarlo al IRS., ahora conoce otra buena razón para no engañar en su declaración de impuestos: es posible que tenga que contarle a un futuro cliente al respecto, y eso podría hacer que la empresa piense dos veces en usted. El ítem (c) básicamente dice que si alguna vez estuvo sujeto a retención de respaldo pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.
Si eres un residente extranjero, estás libre. El IRS también considera que lo siguiente es una "persona estadounidense": una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; una finca domestica; y un fideicomiso doméstico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones para formar W-9. Si no es ciudadano estadounidense, es posible que deba completar el formulario W-8 o el formulario 8233.
Probablemente no tendrá que preocuparse por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras.
Algunos puntos más antes de firmar
El formulario W-9 le indica que tache el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a una retención adicional porque no ha informado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.
Puede tachar el ítem 2 si está completando el formulario W-9 en relación con una transacción de bienes raíces. El elemento 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención adicional.
Ahora, si lee cuidadosamente la letra pequeña en las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de las personas no están obligadas a firmar este formulario. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que previamente proporcionó un TIN incorrecto. Sin embargo, aparte de los tecnicismos, la persona que le solicitó que complete el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado, y buena suerte tratando de convencerlos de lo contrario.
Devolviendo el formulario
Devuelva su formulario W-9 completo a la empresa que le solicitó que lo complete. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Los servicios gratuitos están disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputación antes de confiarles sus documentos.
La línea de fondo
Proporcionar información precisa en su formulario W-9 ayudará a garantizar que los pagos que reciba, u otras transacciones que requieran este formulario, se informen adecuadamente al IRS. Si no está seguro de algunos elementos, como la clasificación adecuada de su negocio, consulte con su contador u otro asesor financiero.
