¿Qué es imprest?
Una impresión es una cuenta de efectivo en la que una empresa depende para pagar pequeños gastos de rutina. Los fondos contenidos en las impresiones se reponen regularmente para mantener un saldo fijo. El término "impresionar" también puede referirse a un adelanto monetario otorgado a una persona para un propósito específico.
Para llevar clave
- Imprest se refiere a un tipo de cuenta de efectivo mantenida por una compañía utilizada para pagar pequeños gastos incidentales o de rutina. Se establece un saldo de cuenta fijo en la cuenta de anticipos y se reembolsa según sea necesario cuando se retira dinero para artículos como nómina, viajes o efectivo. Debido a su naturaleza pequeña y fija que se controla fácilmente, la impresión desalienta los gastos no autorizados o generosos.
Cómo funciona Imprest
El tipo de impresión más conocido es una cuenta de caja chica, que se utiliza para cubrir transacciones más pequeñas cuando no es práctico o inconveniente cortar cheques. Dichas cuentas mantienen una cantidad fija de efectivo en el sitio, que puede usarse para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Los fondos de caja pequeña generalmente son manejados por custodios que supervisan la cuenta y distribuyen efectivo a los empleados, quienes a su vez proporcionan recibos relacionados con el negocio.
Las impresiones también pueden usarse para cubrir la nómina de empleados, dividendos, viajes de empleados y bonos. Después de pagar estos gastos salientes, el fondo generalmente se reembolsa por capital de la cuenta bancaria principal de la compañía.
Las impresiones impiden el uso de gastos no autorizados porque los fondos están destinados a fines específicos. En consecuencia, las impresiones suelen pagar la misma cantidad de dinero de forma regular, lo que idealmente lleva la cuenta a un saldo cercano a cero, antes de que se reponga automáticamente con la misma cantidad de dinero establecida. Este sistema facilita el monitoreo de gastos, señala las discrepancias y, en última instancia, detecta el fraude.
El sistema de imprest
El sistema de impresión implica los siguientes pasos:
- Se establece un fondo de caja chica, con una cantidad fija de efectivo. Esto se registra en el libro mayor de la compañía. Cualquier gasto pagado a través del fondo de caja chica debe documentarse con recibos. El fondo se repone regularmente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo. El fondo se controla de cerca para detectar cualquier discrepancia entre el efectivo esperado (basado en documentación) y efectivo real. Si existen discrepancias, se investigan.
El futuro de las impresiones
A medida que las empresas confían cada vez más en las transacciones electrónicas, el sistema de impresión está cayendo constantemente en desgracia. A menudo es más fácil usar una tarjeta de crédito de la empresa que una impresión, porque la primera ofrece documentación electrónica de las transacciones y no provoca la necesidad de reponer los fondos salientes.
