¿Qué son los pagos por día?
Los pagos diarios son asignaciones diarias pagadas a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios. Los gastos comerciales generalmente incluyen alojamiento, transporte, comida y cualquier otro gasto incidental. Per diem, el término latino para "por día", también puede referirse a un sistema de compensación estructural en el que se paga a un empleado por día, en lugar de por hora o por mes.
Para llevar clave
- Los pagos por día son asignaciones diarias pagadas a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios. Los pagos por día son útiles cuando los empleados acumulan gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las compañías pueden ofrecer dietas en el formulario de tarjetas de crédito de la compañía, cobertura de gastos parcial o total, o tasas diarias fijas. La mayoría de las empresas utilizan la tasa estándar establecida por el gobierno federal como una guía para sus dietas.
Comprensión de los pagos por día
Los pagos por día son útiles para algunas funciones laborales que requieren viajes extensos, lo que hace que los empleados acumulen gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las empresas tienen diferentes sistemas para cubrir estos gastos:
- Tarjetas de crédito de la empresa: algunas empresas emiten tarjetas de crédito a sus empleados. Esto les permite pagar de inmediato los gastos comerciales mientras están en el trabajo sin incurrir en ningún gasto por su cuenta. Cobertura total o parcial de gastos: mientras que algunas compañías cubren los gastos de los empleados en su totalidad, algunas empresas solo ofrecen pagos por día para gastos parciales, específicamente para cosas como alojamiento, comida y viajes. Cantidades fijas: muchas corporaciones proporcionan a sus empleados una tarifa diaria fija específica. Se espera que los empleados cubran todos o parte de sus costos con esta dieta diaria.
El pago por día también se refiere a la estructura de compensación recibida por algunos trabajadores. Los trabajadores con una estructura diaria reciben su salario por día o por la cantidad de trabajo realizado. Estos tipos de trabajadores generalmente tienen contratos temporales o de corto plazo, a diferencia de los trabajos a tiempo completo. Los trabajadores de la salud y los maestros sustitutos son ejemplos de trabajadores en el calendario de pagos diarios.
Consideraciones Especiales
Las dietas para la mayoría de los empleados del gobierno federal son establecidas por la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA). Las empresas con una política de pago de viáticos para gastos comerciales utilizan esta tarifa federal de viáticos como guía. Las tarifas estándar para viajes nacionales e internacionales entran en vigencia el 1 de octubre de cada año. Aunque las tarifas establecidas por el gobierno de los EE. UU. Se basan en el costo de vida en la ciudad de una empresa, puede establecer tarifas más altas o más bajas que la tarifa estándar.
Los pagos por día superiores a la tasa estándar requieren que el empleado pague impuestos sobre el monto excedente. El pago en exceso se incluye en el Cuadro 12 del Formulario W-2. Si no presenta un informe de gastos comerciales con el empleador dentro de los 60 días, generalmente se obtiene un pago de impuestos sobre el desembolso completo por día.
Los empleados deben pagar impuestos sobre cualquier cantidad que supere la tarifa diaria estándar.
Los pagos por día no son parte del salario de un empleado si el pago es igual o menor que la tarifa federal por día y el empleado entrega un informe de gastos comerciales a su empleador. Los pagos generalmente se cuentan como ingresos no imponibles para los empleados y se muestran por separado de los ingresos imponibles en el Formulario W-2. El informe de gastos comerciales debe presentarse al empleador dentro de los 60 días posteriores a la conclusión del viaje y debe detallar el propósito del viaje, la fecha y el lugar, junto con los recibos de los gastos cubiertos de su bolsillo.
Dietas para personas que trabajan por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia solo pueden usar una tarifa diaria por el costo de las comidas. Al igual que otros empleados, los trabajadores independientes deben mantener un registro de los informes de gastos que muestren la fecha, el lugar y el propósito del viaje de negocios. También puede ser necesario conservar los recibos, aunque en los casos en que no lo son, es una buena idea conservarlos.
Tipos de pagos por día
Las empresas manejan los pagos por día de manera diferente. Como se señaló anteriormente, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir gastos totales o parciales, ofrecer tasas fijas o exigir a los empleados que cubran los gastos de su bolsillo para el reembolso en una fecha posterior.
Los pagos diarios pueden cubrir los gastos comerciales total o parcialmente. Las empresas pueden usar una tarifa diaria para alojamiento y comidas, o una tarifa diaria para cubrir solo las comidas. Un viático parcial, por ejemplo, puede totalizar $ 100 para cubrir solo las comidas, mientras que los gastos de alojamiento y gastos imprevistos se pagan de su bolsillo. Algunas compañías hacen pagos por día haciendo cheques al empleado como una indicación de que está separado de los ingresos del empleado.
Tarifas fijas
Una empresa que implementa un método fijo de viáticos para gastos comerciales generalmente paga al empleado una cantidad fija por día. Por ejemplo, un pago por día para un consultor de tecnología de la información (TI) que trabaje durante la semana en otra ciudad podría ser de $ 200 por día: $ 100 por alojamiento, $ 50 por comida y $ 50 por costos incidentales.
Los gastos incidentales son costos que no se identifican específicamente pero se determinan a discreción de los empleados. Los costos incidentales pueden incluir costos de transporte, servicio de lavandería, internet, servicio a la habitación, propinas para servidores, etc. Si un empleado usa su automóvil personal en un viaje de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del Servicio de Impuestos Internos (IRS), una tasa opcional utilizada para calcular los costos deducibles de operar un vehículo con fines comerciales.
Fuera del presupuesto
En los casos en que los empleados deben pagar sus gastos por adelantado y por su cuenta, las compañías generalmente les exigen que presenten sus reclamos. Si se aprueban las reclamaciones por gastos de bolsillo, las empresas emiten a sus empleados el reembolso de los gastos comerciales. Este método requiere mucho más tiempo, ya que requiere que el personal revise los reclamos y recibos, apruebe o rechace las solicitudes de reembolso y emita pagos a los empleados.
Beneficios de los pagos por día
Las compañías que usan pagos por día por adelantado y / o tarjetas de crédito de la compañía les ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y presentar recibos. Si el pago ha sido cubierto por día y el costo está por debajo del monto por día, el pago se aprueba sin necesidad de documentación. Si el costo de comida asignado del empleado es de $ 100 por día, cualquier cantidad gastada igual o inferior a $ 100 por comida por día no necesita recibos comerciales. Sin embargo, el empleado gasta más de esta cantidad en alimentos, los recibos deberán presentarse en su departamento de recursos humanos (RR. HH.).
¿Qué le sucede a cualquier dinero en exceso? Los empleados pueden quedarse con el dinero que no se gasta. Esto podría servir como un incentivo para el gasto de ahorro de parte de los empleados a quienes les gusta ahorrar algo de dinero.
