¿Qué es una solicitud de cotización (RFQ)?
Una solicitud de cotización (RFQ) es una solicitud de bienes o servicios en la que una empresa solicita a los proveedores que presenten una cotización de precios y oferten por la posibilidad de cumplir ciertas tareas o proyectos. Una RFQ, también conocida como una invitación a licitar (IFB), suele ser el primer paso para enviar una solicitud de propuesta (RFP). Estos dos documentos son similares, ya que proporcionan detalles del proyecto o los servicios requeridos, pero las RFQ generalmente solicitan una cotización de precios más completa. Las RFQ pueden enviarse individualmente o como un archivo adjunto a una RFP.
Cómo funcionan las solicitudes de presupuesto
Además de los precios, las RFQ pueden incluir detalles como las condiciones de pago, los factores que podrían influir en la selección de ofertas de una empresa, la fecha límite de envío y similares. Una agencia gubernamental que quiere comprar 500 computadoras con un tamaño de disco duro y una velocidad de procesamiento específicos, por ejemplo, enviaría una solicitud de presupuesto a varios proveedores, como posibles postores.
Debido a que el formato de RFQ es uniforme dentro de una empresa determinada, cuando las RFQ vuelven con sus cotizaciones de precios, la empresa solicitante puede compararlas fácilmente. Típicamente, un proceso de RFQ se divide en cuatro secciones:
La fase de preparación, la fase de procesamiento, la fase de adjudicación y la fase de cierre. La compañía generalmente adjudicará el contrato al proveedor que cumpla con los criterios mínimos de calificación y presente la oferta más baja.
Consideraciones especiales: uso de RFQ
Las RFQ no son anuncios públicos. Debido a que la empresa solicitante envía RFQ solo a las empresas en las que confía, no necesita preparar una extensa documentación de adquisiciones. Además, a diferencia de una solicitud pública, una empresa solo puede recuperar el número de ofertas que solicitó, lo que también ahorra tiempo.
El uso de una RFQ reduce la cantidad de tiempo que se necesita para adquirir bienes o servicios. También ofrece un grado de seguridad ya que una empresa recibirá ofertas solo de los proveedores que prefiera. Por otro lado, debido a que las RFQ reducen la cantidad de competencia, una empresa puede perder el precio más bajo disponible o aprender sobre nuevos proveedores de alta calidad.
Cuando una empresa recibe una cotización en respuesta a una solicitud de presupuesto, no es una oferta ni un contrato vinculante. El abogado ofrecerá el trabajo a su proveedor elegido enviándole una orden de compra, que, en efecto, es un contrato que especifica los términos y condiciones del trabajo. Cuando un vendedor acepta y firma la orden de compra, comienza el contrato.
