La contabilidad de doble entrada es el concepto de que cada transacción contable tiene dos efectos en las finanzas de una empresa. El libro mayor es el registro de los dos lados de cada transacción. Si una empresa vende un producto, sus ingresos aumentan y su efectivo aumenta en una cantidad igual. Cuando una compañía toma prestados fondos de un acreedor, el saldo de efectivo aumenta, pero el saldo de la deuda de la compañía aumenta en la misma cantidad.
El sistema de doble entrada crea un balance compuesto por activos, pasivos y patrimonio. La hoja está equilibrada porque los activos de una empresa siempre serán iguales a sus pasivos más capital. Los activos incluyen todos los artículos que posee una empresa, como inventario, efectivo, maquinaria, edificios e incluso artículos intangibles como patentes. Los pasivos representan todo lo que la compañía le debe a otra persona, como las cuentas por pagar a corto plazo que son propiedad de los proveedores o las notas a largo plazo por pagar a un banco. La equidad representa la participación de los propietarios en la empresa. El patrimonio puede incluir cualquier contribución que los propietarios hayan hecho a la compañía, más las ganancias de la compañía o menos las pérdidas de la compañía.
Cada entrada tiene un lado de "débito" y un lado de "crédito", registrados en el libro mayor. Las cuentas de activos aumentan cuando se cargan y disminuyen cuando se acreditan. Por el contrario, los pasivos y el patrimonio aumentan cuando se acreditan y disminuyen cuando se cargan. Si un activo aumenta con un débito, entonces el lado crediticio de la entrada afectará a otro activo disminuyéndolo, o afectará una cuenta de pasivo o patrimonio, incrementándolo, para mantener los activos = pasivos + ecuación de patrimonio en equilibrio.
Por ejemplo, si Lucie abre una nueva tienda de abarrotes, puede comenzar el negocio contribuyendo algunos de sus propios ahorros de $ 100, 000 a la compañía. La primera entrada al libro mayor sería un débito a Cash, aumentando los activos de la empresa, y un crédito a Equity, aumentando la participación de Lucie en la propiedad de la empresa. Si Lucie compra algunas unidades de estanterías por $ 5, 000 en la tarjeta de crédito de la compañía, la próxima entrada al libro mayor sería un débito a Equipo por $ 5, 000, aumentando los activos de la compañía, y un crédito a la Tarjeta de Crédito Vencida por $ 5, 000, aumentando los pasivos de la compañia.
Se puede mantener un sub-libro mayor para cada cuenta individual, que solo representará la mitad de la entrada. El libro mayor, sin embargo, tiene el récord de ambas mitades de la entrada. Cuando Lucie compra las estanterías, el sub-libro mayor del Equipo solo mostraría la mitad de la entrada, que es el débito al Equipo por $ 5, 000. El sub-libro mayor de tarjeta de crédito vencida incluiría un registro de la otra mitad de la entrada, un crédito por $ 5, 000. El libro mayor tendría dos líneas agregadas, mostrando tanto el débito como el crédito por $ 5, 000 cada uno.
Según el Wall Street Journal, el uso temprano del sistema de doble entrada fue documentado por Luca Pacioli en el siglo XV. Los contadores en la década de 1400 usaban bolígrafo y papel para el mantenimiento de sus registros, realizando un minucioso seguimiento de cada doble entrada. Los contadores de hoy no suelen usar un libro de contabilidad general físico; sin embargo, el software de contabilidad moderno utiliza el mismo concepto subyacente de contabilizar dos entradas en el libro mayor para cada transacción.
