La reconciliación es un proceso de cuenta fundamental que garantiza que el dinero real gastado coincida con el dinero que sale de una cuenta al final de un período fiscal. Esto es especialmente importante para que empresas e individuos inspeccionen actividades fraudulentas y eviten errores en los estados financieros.
Al final de cada mes y trimestre fiscal, es una buena idea conciliar una cuenta. Al conciliar una cuenta, empresas e individuos prueban que cada transacción se suma al saldo final correcto de la cuenta. En general, hay dos formas de conciliar una cuenta: revisar documentos y revisar análisis.
Revisión de la documentación
La revisión de la documentación es un proceso común de reconciliación contable. Este proceso revisa el monto apropiado para cada transacción y determina si el monto en la cuenta coincide con el monto real gastado. Por ejemplo, supongamos que una persona responsable guarda todos los recibos y le gusta asegurarse de que el dinero gastado se destina a los lugares correctos, pero luego nota varios cargos nuevos en la factura de la tarjeta de crédito.
Estos cargos son pequeños, y los descuidan asumiendo que son gastos de almuerzo. Luego inspeccionan la compañía que carga la tarjeta de crédito y se dan cuenta de que no hay recibos de esta compañía. Este individuo llama a la compañía de tarjeta de crédito para disputar esto y descubre que la información de la tarjeta de crédito está comprometida debido a un criminal que recopiló información de una empresa. La compañía de tarjeta de crédito y la empresa les reembolsan los cargos incorrectos. Esta reconciliación activa de la cuenta permitió al individuo cancelar la tarjeta de crédito y detener toda actividad fraudulenta.
Revisión analítica
La revisión analítica es otro proceso común que las personas o empresas pueden usar para conciliar una cuenta. Bajo este proceso, las empresas estiman la cantidad real que debería estar en las cuentas en función de los niveles de actividad de la cuenta anterior. Este proceso es importante para que las empresas verifiquen si hay actividad fraudulenta o errores en el balance.
Por ejemplo, la compañía de inversión inmobiliaria ABC compra aproximadamente cinco edificios por año fiscal, en función de los niveles de actividad anteriores. La compañía reconcilia su cuenta cada año para verificar cualquier discrepancia. Este año, se da cuenta de que la cantidad estimada de su saldo de cuenta esperado está fuera de una cifra completa. Según la actividad y las compras de la cuenta anterior, estima que sus cuentas por pagar deben ser de $ 5 millones. El saldo real de las cuentas por pagar es de $ 48 millones para el año, lo cual es una gran discrepancia en sus saldos. El contador de la compañía ABC revisa su balance y descubre que el contador ingresó un cero adicional al final de sus cuentas por pagar por accidente. El contador ajusta las cuentas por pagar a $ 4.8 millones, que es aproximadamente las cuentas por pagar estimadas.
