Los gastos prepagos no se registran en un estado de resultados inicialmente. En cambio, los gastos prepagos se registran inicialmente en el balance general y luego, a medida que se realiza el beneficio del gasto prepago, o cuando se incurre en el gasto, se reconoce en el estado de resultados.
Cuando una compañía paga por adelantado un gasto, se reconoce como un activo prepago en el balance general, con un registro simultáneo que reduce el efectivo de la compañía (o la cuenta de pago) en la misma cantidad. La mayoría de los gastos prepagos aparecen en el balance general como un activo corriente, a menos que el gasto no se incurra hasta después de 12 meses, lo cual es una rareza.
Luego, cuando se incurre en el gasto, la cuenta de gastos prepagos se reduce por el monto del gasto y el gasto se reconoce en el estado de resultados de la compañía en el período en que se incurrió.
¿El seguro se considera un gasto prepago?
Una de las formas más comunes de gastos prepagos es el seguro, que generalmente se paga por adelantado. Por ejemplo, la Compañía ABC paga una prima de $ 12, 000 por el seguro de responsabilidad de directores y oficiales para el próximo año. La compañía paga la póliza por adelantado y luego cada mes realiza una entrada de ajuste para contabilizar los gastos de seguro incurridos. La entrada inicial, donde debitaremos la cuenta de gastos prepagos y acreditaremos la cuenta utilizada para pagar los gastos, así:
Luego, después de un mes, la compañía realiza una entrada de ajuste para el seguro utilizado. La compañía realiza un débito en la cuenta de gastos apropiada y acredita la cuenta de gastos prepagos para reducir el valor del activo. El ajuste mensual para la Compañía ABC sería de $ 12, 000 dividido por 12 meses, o $ 1, 000 por mes. La entrada de ajuste al final de cada mes aparecería de la siguiente manera:
¿Alquilar como gasto prepago?
Las empresas pueden pagar por adelantado el alquiler con meses de anticipación para obtener un descuento, o tal vez el arrendador requiera un prepago dado el crédito del arrendatario. De cualquier manera, digamos que la Compañía XYZ está prepagando el espacio de oficina con seis meses de anticipación, por un total de $ 24, 000. La entrada inicial es la siguiente:
Luego, a medida que finaliza cada mes, la cuenta de alquiler prepago, que se encuentra en el balance general, se reduce por el monto del alquiler mensual, que es de $ 24, 000 dividido por seis meses, o $ 4, 000 por mes. Al mismo tiempo, la compañía reconoce un gasto de alquiler de $ 4, 000 en el estado de resultados. Por lo tanto, la entrada de ajuste mensual aparecería de la siguiente manera:
Otros gastos prepagos
Los gastos adicionales que una empresa podría pagar por adelantado incluyen intereses e impuestos. Los intereses pagados por adelantado pueden surgir cuando una empresa realiza un pago antes de la fecha de vencimiento. Mientras tanto, algunas compañías pagan impuestos antes de su vencimiento, como un pago de impuestos estimado basado en lo que podría pagarse en el futuro. Otros gastos prepagos menos comunes pueden incluir alquiler de equipos o servicios públicos.
Como ejemplo, considere Company Build Inc., que ha alquilado una pieza de equipo para un trabajo de construcción. La compañía pagó $ 1, 000 el 1 de abril de 2019 para alquilar un equipo para un trabajo que se realizará en un mes. La compañía reconocería la transacción inicial de la siguiente manera:
Luego, cuando se usa el equipo y se incurre en el gasto real, la compañía haría la siguiente entrada para reducir la cuenta del activo prepago y hacer que el gasto de alquiler aparezca en el estado de resultados:
Independientemente de si se trata de seguros, alquileres, servicios públicos o cualquier otro gasto que se pague por adelantado, debe registrarse en la cuenta de activos prepaga correspondiente. Luego, al final de cada período, o cuando realmente se incurre en el gasto, se debe realizar una entrada de ajuste para reducir la cuenta del activo prepago y reconocer (acreditar) el gasto de ingresos apropiado, que luego aparecerá en el estado de resultados.
¿Por qué los gastos prepagos no están inicialmente en el estado de resultados?
Los gastos prepagos no se incluyen en el estado de resultados según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). En particular, el principio de correspondencia GAAP, que requiere contabilidad de acumulación. La contabilidad de acumulación requiere que los ingresos y los gastos se informen en el mismo período en que se incurren, sin importar cuándo el efectivo o el intercambio de dinero entregan las manos. Es decir, los gastos deben registrarse cuando se incurre en ellos. Por lo tanto, los gastos prepagos no se reconocen en el estado de resultados cuando se pagan, porque todavía no se han incurrido.
