Inventario periódico vs. Inventario perpetuo: una descripción general
Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son dos métodos de contabilidad contrastantes que las empresas utilizan para rastrear la cantidad de productos que tienen disponibles. En general, el sistema de inventario perpetuo ofrece muchos beneficios sobre el sistema periódico y ahora es utilizado por todos los principales minoristas. Sin embargo, el propietario de una pequeña empresa aún debe tener en cuenta si los beneficios de instalar un sistema de inventario perpetuo superarán los gastos adicionales.
Inventario Periódico
El sistema periódico utiliza un conteo físico ocasional para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS). Las compras de mercancías se registran en la cuenta de compras. La cuenta de inventario y la cuenta del costo de los bienes vendidos se actualizan al final de un período establecido; esto podría ser una vez al mes, una vez al trimestre o una vez al año. El costo de los bienes vendidos es una métrica contable importante que, cuando se resta de los ingresos, muestra el margen bruto de una empresa.
El costo de los bienes vendidos bajo el sistema de inventario periódico se calcula de la siguiente manera:
Saldo inicial de inventario + costo de compras de inventario - costo de inventario final = costo de bienes vendidos
Dado que las empresas suelen transportar productos por miles, realizar un conteo físico puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Imagine tener una tienda de suministros de oficina e intentar contar y registrar cada bolígrafo en existencia. Ahora multiplique eso para una cadena de suministros de oficina. Por estas razones, muchas compañías realizan un conteo físico solo una vez al trimestre o incluso una vez al año. Para las empresas bajo un sistema periódico, esto significa que las cifras de la cuenta de inventario y el costo de los bienes vendidos no son necesariamente muy recientes o precisas.
Inventario perpetuo
Por el contrario, el sistema perpetuo realiza un seguimiento continuo de los saldos de inventario, con actualizaciones realizadas automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. Las compras y devoluciones se registran inmediatamente en la cuenta de inventario. Mientras no haya robo o daño, el saldo de la cuenta de inventario debe ser exacto. La cuenta del costo de los bienes vendidos también se actualiza continuamente a medida que se realiza cada venta. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan tecnología digital para rastrear el inventario en tiempo real utilizando actualizaciones enviadas electrónicamente a bases de datos centrales.
En una tienda de abarrotes que utiliza el sistema de inventario perpetuo, cuando los productos con códigos de barras se deslizan y pagan, el sistema actualiza automáticamente los niveles de inventario en una base de datos.
Diferencias clave
Los sistemas de contabilidad de inventario periódico normalmente se adaptan mejor a las pequeñas empresas debido al costo de adquirir la tecnología y el personal para respaldar un sistema perpetuo. Una empresa, como un concesionario de automóviles o una galería de arte, podría adaptarse mejor al sistema periódico debido al bajo volumen de ventas y la relativa facilidad de seguimiento del inventario de forma manual. Sin embargo, la falta de información precisa sobre el costo de los bienes vendidos o los saldos de inventario durante los períodos en que no ha habido un recuento de inventario físico reciente podría obstaculizar las decisiones comerciales.
Las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario perpetuo. El aspecto tecnológico del sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas, como la capacidad de identificar más fácilmente los errores relacionados con el inventario. El sistema perpetuo puede mostrar todas las transacciones de manera integral a nivel de unidad individual. Según el sistema perpetuo, los gerentes pueden realizar el momento adecuado de las compras con un conocimiento claro de la cantidad de bienes disponibles en varios lugares. Tener un seguimiento más preciso de los niveles de inventario también proporciona una mejor manera de monitorear problemas como el robo.
- El sistema de inventario periódico utiliza un conteo físico ocasional para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS). El sistema perpetuo realiza un seguimiento continuo de los saldos de inventario, con actualizaciones realizadas automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. los sistemas normalmente se adaptan mejor a las pequeñas empresas, mientras que las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario perpetuo.
