¿Qué es la compra a pagar?
Purchase-to-pay es un sistema integrado que automatiza completamente el proceso de compra de bienes y servicios para una empresa. El sistema se ganó su nombre porque maneja todos los aspectos de la adquisición, desde la compra de bienes hasta el pago del proveedor. Los beneficios clave para la compra a pago son la eficiencia, el ahorro de costos y una mayor visibilidad financiera y de adquisiciones.
Comprender la compra a pagar
El sistema de compra a pago comienza con la solicitud, continúa con la adquisición y finaliza con el pago. La solicitud es el proceso de solicitar formalmente un servicio, artículo o producto con un formulario de solicitud de compra. La adquisición ocurre cuando se reciben los bienes o servicios. El sistema finaliza cuando se realiza el pago.
Para llevar clave
- La compra a pago es un sistema completo de compra para empresas, desde la compra de bienes hasta el pago a proveedores. La compra a pago también se denomina P2P, compra a pago, eProcurement o req-a-cheque. El proceso de pago está automatizado, ahorra costos y reduce el riesgo. La compra a pagar no está diseñada para acelerar el pago del proveedor porque esto no beneficia a las empresas que desean conservar su efectivo el mayor tiempo posible. Los sistemas de compra a pago están diseñados para mejorar la eficiencia y los controles financieros.
La compra por pago busca optimizar el proceso de compra, beneficiando así a la organización a través de mejores controles financieros y eficiencia. Este sistema simplificado e integrado ahorra costos y reduce el riesgo. Un sistema típico de compra a pago incluye cinco pasos y requisitos para completar:
- Catálogos: los catálogos de proveedores preferidos son el primer requisito en un sistema de compra a pago. Solicitudes de compra: una vez que se ha seleccionado un producto de un catálogo, el comprador envía una solicitud de compra al gerente correspondiente. Flujo de trabajo de orden de compra: se genera una orden de compra una vez que el gerente aprueba la solicitud de compra. Facturación: este es un componente crítico de un sistema de compra a pago, ya que el procesamiento manual de facturas es un proceso enormemente laborioso y lento. El procesamiento automatizado de facturas ahorra tiempo y dinero e incluye una función de conciliación que hace coincidir los pedidos de compra con las facturas. Pago: una vez que se aprueba el pago de una factura, se genera un archivo en el sistema de cuentas por pagar de la compañía. La factura aprobada resulta en el pago al proveedor al final del período para el cual el proveedor ha extendido el crédito.
Los sistemas de compra a pago no están destinados a acelerar el proceso de pago. Si bien este sería un objetivo loable, la realidad es que no sería una prioridad para la mayoría de las empresas porque pagar facturas más rápido afectaría el momento de sus propios flujos de efectivo. Más bien, el objetivo de un sistema de compra a pago es mejorar la eficiencia y los controles financieros, ya que los departamentos de finanzas tienen a su alcance los datos de compra oportunos.
Hecho rápido
Los sistemas de compra a pago son procesos automatizados que reducen los costos de mano de obra y aumentan la precisión.
Las mejores prácticas para los sistemas de compra a pago incluyen tecnología sólida que utiliza un único punto de contacto, como un portal de proveedores, complejidad reducida en catálogos y canales de compra, y soporte de la alta dirección. Puede proporcionar datos clave sobre cuánto se gasta, qué productos o servicios se reciben y los plazos de entrega.
