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¿Qué es un formulario W-9?

Un formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para confirmar el nombre, la dirección y el número de identificación de contribuyente (TIN) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. La confirmación se puede solicitar para un individuo definido como ciudadano estadounidense o una persona definida como extranjero residente.

Un formulario W-9 también se conoce como Solicitud de número de identificación de contribuyente y formulario de certificación.

Los fundamentos de un formulario W-9

Un formulario W-9 es una solicitud formal por escrito de información solamente y se usa únicamente con el propósito de confirmar el número de identificación de contribuyente (TIN) de una persona. Una entidad que debe presentar un documento informativo ante el IRS, como el Formulario 1099, debe obtener su TIN correcto para informar cualquier ganancia o pérdida que pueda afectar su declaración de impuestos federales o su ingreso imponible. Para la mayoría de las personas, el TIN será su número de seguro social (SSN).

El W-9 difiere de un Formulario W-4, que los empleados suministran más comúnmente a los empleadores directos, en que el W-9 no establece inherentemente la retención de los impuestos adeudados. Cualquier impuesto requerido basado en las ganancias relacionadas con el W-9 provisto es responsabilidad del titular del TIN que figura en el documento, a menos que el contribuyente esté sujeto a una retención adicional. Si se requiere una retención de respaldo, esto deberá anotarse en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad que recibe la información de la necesidad de retener en consecuencia.

Para llevar clave

• El W-9 es un formulario oficial provisto por el IRS para que los empleadores u otras entidades verifiquen el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de un individuo que recibe ingresos. La información tomada de un formulario W-9 a menudo se usa para generar un 1099 Formulario de impuestos, que se requiere para la presentación del impuesto sobre la renta. La información recopilada por una entidad en un formulario W-9 no se puede divulgar para ningún otro propósito, bajo estrictas normas de privacidad.

Uso de la información W-9

La información obtenida en un formulario W-9 se usa con mayor frecuencia para crear una versión del Formulario 1099. Un Formulario 1099 contiene información sobre cualquier ingreso que pueda haber recibido el titular del TIN que normalmente no figuraría en un W-2. Esto incluye, entre otros, los ingresos pagados a una persona como parte de un contrato; ciertas transacciones inmobiliarias; interés hipotecario pagado por un individuo; dividendos pagados contra una inversión; y varias otras transacciones financieras.

El IRS requiere que aquellos que no están definidos como ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes usen el Formulario W-8 apropiado en lugar de un formulario W-9.

Solo se requiere que se emita un Formulario 1099 una vez que se alcanza el umbral de ingreso mínimo, que se establece en $ 600 a partir de 2018. Los importes por debajo de este umbral deben ser declarados como ingresos por el titular del TIN, pero no requiere un formulario 1099.

Aunque los empleados están legalmente obligados a proporcionar cierta información personal a sus empleadores, la privacidad de un empleado está protegida por la ley. Un empleador que divulgue la información personal de un empleado de cualquier manera no autorizada puede ser sometido a enjuiciamiento civil y penal.

Instrucciones paso a paso

El Formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más sencillos de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Te guiaremos por la forma correcta de completarlo.

Paso 1: Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos. Fácil, verdad?

Paso 2: Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de "entidad desatendida", si es diferente del nombre que ingresó para el paso 1. Por ejemplo, puede ser un propietario único, pero para fines de marketing, no utiliza su nombre personal como su Nombre del Negocio; en cambio, estás "haciendo negocios como" algún otro nombre. Entrarías ese nombre aquí. En cuanto a la parte de la entidad desatendida, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. El tipo de entidad desatendida más común es una compañía de responsabilidad limitada de un solo miembro. Las empresas unipersonales y las corporaciones S nunca se clasifican como entidades desatendidas.

Paso 3: ¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación de impuestos federales: empresa unipersonal, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u "otro"? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, probablemente sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar una gran cantidad de papeleo para convertirse en una de las otras entidades.

Paso 4: exenciones. Es probable que deje estos cuadros en blanco. Aquí hay un par de excepciones:

1. Los beneficiarios que están exentos de la retención adicional, como las corporaciones (en la mayoría de los casos), pueden necesitar ingresar un código en el cuadro "Código de beneficiario exento". Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los cuales se deben usar estos códigos. Las empresas que llenen un formulario W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresarían el código "5". Los beneficiarios que están exentos de informar según la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA) podrían necesitar ingresar un código en el " Exención del cuadro de código de informe FATCA ". Ninguno de estos cuadros se aplicará al típico contratista independiente o profesional independiente.

Paso 5: proporcione su dirección, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente a la de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el Formulario W-9? Use la dirección que usará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si usted es un propietario único que alquila espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos utilizando su dirección particular, ingrese su dirección particular en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su formulario 1040.

Paso 6: en este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién le proporcionó su número de identificación fiscal.

Paso 7: El IRS llama a esta sección Parte I, que debe hacer que se pregunte cuáles fueron todos esos pasos que acaba de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su número de Seguro Social (SSN) individual si es un propietario único o su número de identificación de empleador (EIN) si es otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el formulario W-9. Una vez más, hacerlo hará que sea más fácil hacer coincidir cualquier 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que archivará bajo su SSN.

¿Qué pasa si su negocio es nuevo y no tiene un EIN? Aún puede completar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir "solicitado" en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a una retención adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención de respaldo.

Paso 8: En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar como verdaderas, bajo pena de perjurio:

• Si estaba pensando en usar un número de identificación fiscal "prestado", robado o inventado, piénselo dos veces antes de prestar juramento.

• La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención adicional. Si no tiene idea de qué está hablando el IRS aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS lo habrá notificado, y la compañía que le paga debe saberlo porque debe retener el impuesto sobre la renta de su paga a una tasa fija del 28% y enviarlo al IRS. Por cierto, ahora conoces otra buena razón para no engañar en tu declaración de impuestos: es posible que tengas que decírselo a un futuro cliente, y eso podría hacer que la empresa piense dos veces sobre ti. El ítem (c) básicamente dice que si alguna vez estuvo sujeto a retención de respaldo pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.

• Si eres un residente extranjero, estás libre. El IRS también considera que lo siguiente es una "persona estadounidense": una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; una finca domestica; y un fideicomiso doméstico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones para formar W-9. Si no es ciudadano estadounidense, es posible que deba completar el formulario W-8 o el formulario 8233.

• Probablemente no tendrá que preocuparse por esto, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras.

Algunos puntos más antes de firmar

El Formulario W-9 le dice que tache el punto 2 anterior si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a una retención adicional porque no ha informado todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.

Puede tachar el ítem 2 si está completando el Formulario W-9 en relación con una transacción de bienes raíces. El elemento 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención adicional.

Ahora, si lee cuidadosamente la letra pequeña en las instrucciones del W-9, parece indicar que la mayoría de las personas no están obligadas a firmar este formulario. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que previamente proporcionó un TIN incorrecto. Sin embargo, aparte de los tecnicismos, la persona que le pidió que complete el Formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado, y buena suerte tratando de convencerlos de lo contrario.

Devolviendo el formulario

Devuelva su formulario W-9 completo a la empresa que le solicitó que lo complete. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Los servicios gratuitos están disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputación antes de confiarles sus documentos. (Para lecturas relacionadas, consulte "El propósito del formulario W-9")