¿Qué es un cupón?
Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para reunir y presentar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar el pago de un pasivo. Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo para las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo que las empresas deben a vendedores y proveedores.
El comprobante es importante porque es un mecanismo de control de contabilidad interno que garantiza que cada pago esté debidamente autorizado y que los bienes o servicios adquiridos se reciban realmente.
Para llevar clave
- Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa que contiene los documentos de respaldo de una factura. Un comprobante es esencialmente los documentos de respaldo de las cuentas por pagar, que son facturas que las empresas deben a los vendedores y proveedores. Los documentos en un comprobante pueden incluir el proveedor factura, monto adeudado, fecha de vencimiento, cuentas del libro mayor y recibos de envío. Todos los montos de los comprobantes pendientes se suman, y la suma global se registra como cuentas por pagar en el balance general.
Cómo funcionan los cupones
Las empresas tienen varias obligaciones financieras a corto plazo con proveedores y vendedores a lo largo de un período contable. Una empresa puede necesitar comprar inventario o materias primas de proveedores que se utilizan en la producción de los bienes de la empresa. Esencialmente, los proveedores otorgan una extensión de crédito a la empresa que permite que el pago se realice en un futuro cercano, como 30, 60 o 90 días.
Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y los pagos pagados a un proveedor o vendedor por un monto pendiente de pago. El comprobante y los documentos necesarios se registran en el registro de comprobantes. Algunos de los documentos de respaldo en un comprobante pueden incluir:
- Factura del proveedor Nombre del proveedor o proveedor a pagar Condiciones para el pago, como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y los descuentos otorgados por el proveedor por pagar la factura anticipadamente El pedido de compra de la compañía Recibo que muestra que la compañía recibió bienes del proveedor El libro mayor cuentas para ser utilizadas con fines contables Firmas de representantes autorizados en la empresa para la compra y el pago Comprobante de pago y fecha una vez que se ha pagado la factura al proveedor
El monto total de todos los comprobantes que tienen saldos pendientes se registran como cuentas por pagar en el balance general. Una vez que se ha pagado el comprobante, el comprobante de pago se incluye en el comprobante y se registra como un comprobante pagado.
Cómo los vales son útiles
Los comprobantes de la compañía sirven como una fuente clave de evidencia cuando se realiza una auditoría. Un auditor realiza un conjunto de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de errores importantes. Los comprobantes documentan que los bienes comprados fueron realmente recibidos, lo que respalda la afirmación del auditor de que los bienes y servicios publicados en los estados financieros realmente existen. Los comprobantes también justifican los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documentan las cuentas del libro mayor utilizadas para contabilizar la transacción.
El uso de un sistema de cupones también reduce el riesgo de colusión de los empleados para robar los activos de la empresa. Las empresas emplean la segregación de funciones para evitar el robo de empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que las tareas son realizadas por varias personas y crea un rastro de papel para que un auditor pueda confirmar que las tareas se segregaron adecuadamente.
Ejemplo de un bono
Un restaurante local ordena carne y pescado cada pocos días a sus vendedores. El gerente del restaurante completa una orden de compra de 30 libras de carne, y el propietario inicia la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío coincida con lo que se ordenó. El restaurante completa un recibo de envío para documentar el proceso, y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.
El comprobante, que es una página de portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo de envío y la factura. El monto de la compra se agrega y registra en las cuentas por pagar en el balance hasta que se pague. El propietario revisa toda la información del comprobante antes de firmar un cheque.
El comprobante también incluye las cuentas del libro mayor utilizadas para registrar la transacción. El restaurante, por ejemplo, puede acreditar (aumentar) la cuenta de inventario de carne y debitar (disminuir) la cuenta de efectivo para registrar el pago. El recibo de pago y la fecha se registran para mostrar que el comprobante ha sido pagado. Las cuentas por pagar reflejarán el saldo menor debido a la factura que se paga, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.
