¿Qué es un manual de presupuesto?
Un manual de presupuesto es un conjunto de reglas e instrucciones utilizadas por grandes organizaciones para preparar sus presupuestos e informes relacionados. A medida que las organizaciones se hacen más grandes y complejas, ya no es posible que solo una persona prepare un presupuesto.
En cambio, el presupuesto en toda la empresa debe coordinarse cuidadosamente entre varios actores. Los analistas financieros trabajan en estrecha colaboración con cada grupo para recopilar información presupuestaria en un cronograma preestablecido y luego enviar datos a través de niveles superiores de controladores financieros hasta que la oficina del director financiero (CFO) pueda agregarlos.
Para llevar clave
- Un manual de presupuesto es un conjunto de rutinas e instrucciones estandarizadas que las grandes organizaciones siguen en la elaboración de presupuestos e informes. Las organizaciones grandes y complejas confían en dicho manual para coordinar las actividades de presupuestación entre varios actores. Los manuales de presupuesto se desarrollan y actualizan a través de un comité de presupuesto que supervisa las normas y prácticas dentro de las unidades financieras de la organización.
Los fundamentos de un manual de presupuesto
Presupuestar dentro de grandes organizaciones es una tarea extremadamente compleja. Los analistas financieros deben hacer suposiciones sobre cómo será el futuro en base a datos pasados. Esto significa que incluso el mejor proceso presupuestario está sujeto a imprecisiones considerables. Luego, a medida que avanza el año, cada grupo tiene un presupuesto predefinido, que puede volverse inadecuado debido a las condiciones cambiantes.
Por otro lado, algunos grupos descubrirán que tienen más dinero del que necesitan, y pueden optar por utilizar subrepticiamente el presupuesto "extra" con gastos innecesarios para evitar recortes presupuestarios.
El manual de presupuesto generalmente es desarrollado y revisado por un comité de presupuesto. Un comité de presupuesto es un grupo que crea y supervisa los estándares, las prácticas para implementar y el mantenimiento de la responsabilidad fiscal de una organización.
Los comités de presupuesto desempeñan papeles clave en el éxito o la desaparición de una empresa u otra entidad corporativa. El comité de presupuesto tiene una perspectiva única en el sentido de que está al tanto de todas las entradas y salidas financieras de una organización. Ven la imagen completa, mientras que las personas en departamentos individuales solo ven su segmento de la empresa.
Los comités intentan mantener sus presupuestos organizacionales en buen camino, lo que luego garantiza un buen funcionamiento y solvencia financiera. Organizaciones que no pueden encontrar pronto problemas financieros. Los problemas financieros a menudo tienen un efecto negativo en la valoración de una empresa.
Ejemplo de un manual de presupuesto
Por ejemplo, el departamento de garantía de calidad de la hipotética compañía XYZ tiene un presupuesto de $ 500, 000 por año. Este dinero puede gastarse en salarios, capacitación adicional, equipo y otras cosas que el departamento de garantía de calidad necesita. Cindy, una veterana del departamento de aseguramiento de la calidad, ha dejado la compañía. El departamento de aseguramiento de la calidad puede cubrir la carga de trabajo y seguir funcionando bien sin ella, pero para asegurarse de que no pierdan parte de su presupuesto para mantener su personal, necesitan contratar a otra persona y gastar el dinero restante que habría ido al salario de Cindy en entrenamiento para la nueva persona.
