El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene algunas reglas duras y rápidas con respecto a cuánto tiempo los contribuyentes deben mantener sus registros de impuestos.
Como dice el IRS, la duración de su mantenimiento de registros fiscales depende de la "acción, gasto o evento" que afecte esos registros. Esas acciones y esos plazos son importantes, ya que afectan el estatuto de limitaciones de cualquier enmienda. a su declaración de impuestos, o la capacidad del gobierno federal de exigirle pagos de impuestos adicionales.
El período de limitaciones es el tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o el tiempo en que el IRS puede evaluar impuestos adicionales.
La siguiente información es directamente de IRS.gov, que establece cuánto tiempo se deben mantener las declaraciones de impuestos. Los años especificados comienzan después de que se presentó la declaración. Cualquier devolución presentada antes de la fecha de vencimiento se considera presentada en la fecha de vencimiento.
- Mantenga registros durante tres años si las situaciones (4), (5) y (6) a continuación no le corresponden. Mantenga los registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto lo que ocurra más tarde, si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración. Mantenga los registros durante siete años si presenta un reclamo por una pérdida por valores sin valor o deducciones de deudas incobrables. ingresos que debe informar, y es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración. Mantenga registros indefinidamente si no presenta una declaración. Mantenga registros indefinidamente si presenta una declaración fraudulenta. Mantenga registros de impuestos de empleo por al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra más tarde.
Preguntas importantes
Las siguientes preguntas deben aplicarse a cada registro cuando decida si desea guardar un documento o tirarlo:
¿Están los registros conectados a la propiedad?
El IRS declara conservar los registros que se relacionan con la propiedad hasta que expire el período de limitaciones para el año en que usted disponga de la propiedad en una disposición imponible. La razón para almacenar estos registros es determinar cualquier depreciación, amortización o deducción por agotamiento, y determinar la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.
En general, si recibió bienes en un intercambio no sujeto a impuestos, su base en esa propiedad es la misma que la base de la propiedad que entregó, incrementada por el dinero que pagó. Debe mantener los registros de la propiedad anterior, así como de la nueva propiedad, hasta que expire el período de limitaciones para el año en que disponga de la nueva propiedad en una disposición imponible.
¿Qué debo hacer con mis registros para fines no tributarios?
El IRS establece que cuando los registros de impuestos ya no sean necesarios para fines fiscales específicos, no los deseche hasta que haya certeza de que no serán necesarios por otros motivos. Muchas veces, otros organismos requerirán documentos fiscales para sus propios fines. Las compañías de seguros o los acreedores a menudo le piden que mantenga los archivos durante más tiempo del que requiere el IRS. En caso de duda, juegue a lo seguro y mantenga los registros.
Perspectiva del asesor
Si el IRS encuentra un error sustancial en su declaración actual, podrían retroceder seis años en su historial fiscal para investigar. Sin embargo, es posible que desee mantener sus devoluciones por más tiempo que eso. Sus registros de impuestos resumen su vida financiera. Contienen datos de base de costos importantes que pueden ser difíciles de encontrar dentro de varios años. Esto es un problema menor hoy porque los custodios de las cuentas ahora deben informar y transferir datos de costos con activos. Pero, ¿por qué confiar en el custodio cuando tienes la información? Su declaración también validará sus ingresos y si realizó contribuciones al plan de jubilación. Las mejores prácticas sugieren que debe conservar sus declaraciones de impuestos y documentos de respaldo por el mayor tiempo posible. En esta era de archivo electrónico y mantenimiento de registros, es algo fácil de hacer.
Neal Frankle, CFP®
Grupo de Recursos Patrimoniales Westlake Village, CA
